Büroimpressionen Vorher-Nachher- ein leerer Schreibtisch ist der erste Schritt
In vielen Büros sind sie zu finden: Ablagekörbe in allen Farben. In diesem Fall hat sich der Unternehmer regelrecht eingemauert.
Schreibtisch eines "Volltischlers" reine Zeitverschwendung
Ein Schreibtisch nach zehn Stunden Arbeit
Die Diagnose auf den ersten Blick: eine Mischung aus “Volltischler” und “Hochstapler”. Wahrscheinlich in dem Glauben, dass ein Korb mehr, mehr Ordnung schafft, sind immer neue Körbe hinzugekommen. Aber damit wird die Sache nicht einfacher. Die Stapelbildung schreitet voran, nur eben innerhalb der Körbe. Ein weiterer vergeblicher Versuch Ordnung in solche Regionen zu bringen ist der signifikant höhere Verbrauch an Plastikhüllen. Aber mal ehrlich, wer findet denn mit einem Griff, was sich in diesen Körben befindet? Solche Arbeitsplätze sind Zeitdiebe in Reinkultur, von der Vorbildwirkung auf Mitarbeiter oder Außenwirkung auf Kunden ganz zu schweigen.
Von der verschwendeten Zeit, bis man das richtige Dokument hat, gar nicht zu reden. Arbeitsplätze mit diesen Ablagekästen sind praktisch ein Informations- Dokumentenfriedhof. Unordnung am Arbeitsplatz, ständiges Suchen bezahlt ein Unternehmen teuer.
"Hängeregister-Missbrauch"
"Arbeitsfähiges" Hängeregister
Ebenso untauglich für effizientes Arbeiten sind völlig überladene Hängeregistern. Hängeregister sind nur für laufende Vorgänge gedacht, auf keinen Fall als Ablage. Auch die Plastikkästen rechts neben dem Register sind übervoll, klemmen, kurz sind nicht beutzbar. Die Person die hier arbeitet, versucht gar nicht mehr erst an die Dokumente zu gelangen und Vorgänge, die irgendwann mal erledigt werden wollten, sollten, geraten hier völlig in Vergessenheit. Selbst wenn der Mitarbeiter eine Idee hat, dass das Dokument in dieser Region sein könnte, kostet es Zeit, Nerven und gute Laune danach, am Ende womöglich noch vergeblich, zu suchen.
Besprechungstisch eines Unternehmers
Besprechungstisch nach dem Aufräumen
Besprechungstisch eines Unternehmers, auf dem gerade noch zwei Kaffeetassen Platz haben. Aber kann man hier noch wirklich Mitarbeiter und Kunden empfangen? Wohl kein Besucher könnte sich des Gedankens erwehren, dass da jemand völlig überfordert ist. Die Stapelbildung hat hier solche Ausmaße angenommen, dass der Betroffene keine Chance mehr hat, damit allein fertig zu werden, neben dem Tagesgeschäft. Um den Tisch zu leeren, die Dokumente sorgfältig durchzusehen und neu zuzuordnen waren 15 Stunden Arbeit notwendig. Aber auch die anschließende Erleichterung groß und die Mitarbeiter haben gestaunt, weil sie schon lange nicht mehr daran geglaubt haben, dass das möglich ist.
Es macht Spaß, Licht in solche Papierdschungel zu bringen, aber nimmt auch einige Zeit in Anspruch und kostet Kraft. Es müssen viele Entscheidungen gefällt werden: behalten oder nicht und wenn ja wohin damit. Es muss auch jedes Papier in die Hand genommen werden, denn es könnten sich steuerlich relevante oder aufbewahrungspflichtige Dokumente in den Stapeln befinden.
Ziel ist während einer solchen Aufräumaktion, jedes Dokument nur einmal in die Hand zu nehmen und für alles einen richtigen Platz zu finden und zwar nur einen. Denn Stapel entsehen nur, wenn man nicht weiß wohin mit den Dingen, egal ob auf dem Schreibtisch oder auf der Festplatte. Nach dem Aufräumen geht es daran, die Arbeitsprozesse kritisch unter die Lupe zu nehmen und kontinuierlich zu verbessern.
