Ein aufgeräumter Schreibtisch – der Schlüssel zum Zeitgewinn
Brauchen Sie mehr Zeit zum Aufräumen, Sortieren, Suchen und Finden als Sie für Ihre eigentliche Arbeit aufwenden? Ärgern Sie sich immer wieder, wie schnell Ihnen die Zeit davon läuft? Sind wichtige Unterlagen und Dokumente manchmal einfach verschwunden? Kurz gesagt: Quillt Ihr Schreibtisch über?
Schluss mit der Papierflut – Ordnung auf dem Schreibtisch
Die Papierflut im Büro ist einer der häufigsten Gründe für Zeitverlust. Korrespondenz, Angebote, Rechnungen, Werbebriefe, Hausmitteilungen – alles muss gelesen, bewertet und sortiert werden. Am Ende des Prozesses steht die Ablage, ein zeitraubender und lästiger Vorgang. Auch wenn Sie schon weitgehend auf den „papierlosen Schreibtisch“ umgestiegen sind, bleibt das Problem der Ablage in Dateiform. Außerdem haben Sie vermutlich Tag für Tag mit zahllosen E-Mails zu kämpfen.
Mit einer klar strukturierten Ablageform bekommen Sie das Chaos jedoch gut in den Griff. Ob Sie in Papierform ablegen oder auf dem Rechner, wichtig ist auf jeden Fall die Benennung der Ordner. Je übersichtlicher und aussagefähiger die Benennung ist, umso schneller finden Sie Dokumente und Dateien wieder.
Wenn Sie alleine arbeiten, nützt Ihnen eine effiziente Ablage ebenso wie im Team. Zur elektronischen Ablage und Verwaltung empfiehlt es sich, eine leistungsfähige Bürosoftware einzusetzen. So haben Sie z.B. mit den Softwarelösungen von Lexware – zu erwerben im Lexware Online-Shop – ein zuverlässiges Instrument zur Verfügung, wie Sie Ihre Arbeit und die Ablage besser und schneller organisieren können.
Mehr Zeitgewinn bei kleinem Einsatz
Sortieren Sie möglichst effektiv vor. Ein Großteil dessen, was auf Ihrem Schreibtisch landet, wird nur ein einziges Mal gelesen und wird danach nie wieder benötigt. Das gilt für reale Papiere ebenso wie für E-Mails. Es lohnt sich also, wenn Sie sofort eine Entscheidung treffen: Behalten oder Wegwerfen. Der nächste Schritt ist ein sinnvolles Vorsortieren. Vermeiden Sie diffuse Benennungen für Ihr Ablagesystem, egal ob für die Papiere auf dem Schreibtisch oder für E-Mails und Dateien. Begriffe wie „Dringend“, „Diverses“, „Zu erledigen“ oder „Sortieren“ sind wenig aussagekräftig. Besser ist ein System mit aussagekräftigen Bezeichnungen. Wenn Sie dafür eine Software nutzen, haben Sie den Vorteil, dass die einzelnen Vorgänge viel leichter wieder auffindbar sind. Im Idealfall nutzt das gesamte Unternehmen das gleiche Programm und damit auch ein identisches System. Die Ablage wird transparent, so dass im Urlaubs- oder Krankheitsfall die Vertretung ebenfalls nicht lange suchen muss.
Chronologisch oder alphabetisch ablegen?
Es hängt vom jeweiligen Dokument oder von der Datei ab, welche Benennung und Ablage die bessere ist. Das Datum gehört aber in jedem Fall mit in das Ablagesystem. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden, danach können Sie jedoch alte Unterlagen problemlos entsorgen. Wenn Sie eine starke Software für Ihren Büroalltag nutzen, haben Sie damit ein Mittel zur Verfügung, mit dem Sie mühelos Ordnung halten können. Der Zeitgewinn kommt Ihnen zu Gute, mit einem guten Zeitmanagement haben Sie den Kopf wieder frei für die wesentlichen Bestandteile Ihrer Arbeit.
