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Mrs. Paperless befragt US-Experten – Teil 1

Posted by Andrea Kaden in Mrs. Paperless on tour 17 Dez 2013

Interview mit Mark Nye

Im Nachgang zur BoxWorks 2013 stelle ich hier gerne zwei spannende Interviews vor. Es war mir wichtig, diese mit Entscheidern aus Unternehmen zu führen, denen jeder eine hohe Papierver(sch)wendung zurechnen würde. Mich interessierte vor allem, wie wohl US-IT-Experten den Weg zu einem papierlosen Büro sehen. Natürlich führten die auserwählten Gesprächspartner sehr gerne Interviews mit mir, war ich doch “oh from so far away, what a honor for us and BoxWorks!”.

Mein erster Interviewpartner war Mark Nye, Abteilungsleiter der zentralen IT an der renommierten University of Illinois.

Mrs. Paperless: Herr Nye, sind Sie bereits mit Box vertraut oder dient Ihnen die Konferenz hier zum Einstieg in die Box-Welt?

Mark Nye: Wir interessieren uns schon länger für Möglichkeiten der internen digitalen Zusammenarbeit. Zunächst schien Microsoft’s sharepoint der geeignete Dienst. Aufgrund der Größe und Komplexität dieses Angebotes haben wir uns dann allerdings doch für eine überschaubarere Lösung wie die von Box entschieden. So bin ich hier gelandet. Übrigens werden wir als Wiki Confluence von Atlassian verwenden.

Mrs. Paperless: Ist es bisher nur eine Idee der Universität Illinois oder steht schon fest, dass Sie zukünftig papierlos arbeiten werden? Und inwieweit arbeiten Sie und Ihre Kollegen schon paperless?

Mark Nye: Der Arbeitsalltag bei uns ist noch immer sehr papierlastig. Vor allem im Bereich unserer zahlreichen Formulare, die meist noch händisch ausgefüllt werden. Für die Universitätsleitung steht aber tatsächlich fest, zukünftig papierlos zu arbeiten. Eine spannende Herausforderung, immerhin arbeiten rund neunzig Prozent bei uns noch klassisch mit Papier.

Mrs. Paperless: Was sind Ihrer Meinung nach die größten Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro? Wie argumentieren bei Ihnen die skeptischen Kollegen?

Mark Nye: Es gibt da zwei Seiten. Die meisten Mitarbeiter wissen, dass sie in ihrem Arbeitsalltag etwas ändern sollten. Die Ursache für die schleppende Bereitschaft zu neuen digitalisierten Wegen ist typischerweise die Macht der Gewohnheit. So wie es schon immer gemacht wird, hat es sich in den Augen der Kollegen bewährt und kaum einer möchte aus dieser bequemen Lage heraustreten müssen. Natürlich spielen auch Berührungsängste gegenüber Neuem eine wesentliche Rolle. Das ist die Mitarbeiterseite. Dann gibt es noch die Seite, die des Arbeitgebers, also unserer Universitätsleitung. Deren Ansagen zu einem papierlosen Arbeiten sind noch nicht klar und eindringlich genug. Auch werden keine Anreize geschaffen, damit sich jeder aus seiner Komfortzone heraus begibt. Es gibt so einen bezeichnenden Satz bei den Skeptikern „academics print things for proofread“ und der hat sich verankert, leider.

Mrs. Paperless: Was ist Ihr Wunsch an eine papierlose Zukunft?

Mark Nye: Erst einmal hoffe ich auf weitere elektronische Publikationen auch im wissenschaftlichen Umfeld, denn dann werden sich die „Academics“ aus ihrer Papierschiene herauswagen und sich umgewöhnen. Auch sehe ich bessere Chancen für eine papierlose Zukunft, wenn das Editieren von Dokumenten auf Tablets einfacher wird. Damit tun wir uns nämlich sehr schwer, was wieder abschreckend wirkt. Ein weiterer Wunsch für mich sind richtig gute Apps zum Editieren, dann können wir auch über Smartphones besser arbeiten. Und schon wird Papier immer unwichtiger werden.

Mrs. Paperless: Vielen Dank für Ihre Ausführungen, Herr Nye!

Mark Nye: It was a pleasure, Andrea! Have a great stay in San Francisco!

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