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Papierloses Büro

Sie sind es leid, in Papierbergen oder in unhandlichen Ordnern wichtige Informationen zu suchen? Sie wollen auch von unterwegs auf alle Ihre Dokumente zugreifen können? Sie wollen endlich mobil und flexibel sein, effizient mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren? Wir beraten und unterstützen Sie bei der Einführung von dazu passenden Systemen und begleiten Sie und Ihre Mitarbeiter auf dem Weg zum papierlosen Büro. Unter anderem heißt das:

1. Analyse der

  • derzeitigen Arbeitsabläufe
  • Datenstruktur
  • Daten- und Informationsflüsse
  • vorhandenen Hard- und Software
  • Kenntnisse und Motivation Ihrer Mitarbeiter

2. Ziel- und Umsetzungsplanung

  • Festlegen der Ziele, Meilensteine und Terminplanung
  • Ermittlung des Hard- und Softwarebedarfs (für Kundenmanagement-, Datenmanagement- oder Archivierungssystemen arbeiten wir mit erfahrenen Kooperationspartnern zusammen)
  • Ermittlung des Trainings- und Schulungsbedarfs
  • Ermittlung des Zeit- und Kostenaufwandes

3. Umsetzung

  • Sensibilisierung des Teams für die Vorteile und Notwendigkeit des papierlosen Büros in Workshops
  • Erstellung von elektronischen Aktenplänen, Speicher- und Datensicherungsregeln und Festlegung von Zugriffsrechten
  • im ersten Schritt zuerst Aufräumen, Ablegen, Archivieren und/oder Ausmisten von Papier
  • Teamworkshops, um Prozesse zu definieren
  • Begleitung bei der Einführung und Umsetzung der neuen Strukturen
  • Scanservice
  • Evaluation

Interessante Informationen und Tipps finden Sie auch im Blog: Papierloses Büro

Aber nicht nur wenn Sie Ihr Büro papierlos machen wollen, sondern auch wenn Sie ein neues Büro/einen neuen Standort aufbauen wollen können Sie von unserer internationalen Expertise profitieren.

Mit einem neuen Büro oder einen Standort haben Sie eine wunderbare Chance, alles von Beginn an richtig zu machen. Das betrifft die Ausstattung, Prozesse und Einbindung der Mitarbeiter. Insbesondere die technische Ausstattung eines Büros oder die Einbindung externer Mitarbeiter ist heutzutage sehr einfach und muss nicht mehr teuer sein.

Aufbewahrungsfristen A-Z

Aufbewahrungsfristen nach Jahren

 

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