Wie in meinen Artikeln zu Lean Office schon erläutert, lassen sich Prinzipien der Lean Production, die anfänglich bei Toyota entwickelt wurden, auch auf die Verwaltungsbereiche eines Unternehmens übertragen. Jedes Unternehmen hat nach Womack und Jones drei wesentliche Wertströme: Entwicklung, Fertigung und Auftragsabwicklung.
Lean Administration konzentriert sich auf den dritten Wertstrom: Auf Basis der Lean-Grundprinzipien kann man Geschäfts–, Service, Dienstleistungs- und Verwaltungsprozesse nach Lean-Methoden verbessern. Lean Administration behandelt somit alle Prozesse, die nicht an einen physischen Materialfluss gekoppelt sind, also nicht als Produktionsprozesse im eigentlichen Sinne gelten. Wie auch aus meiner Tätigkeit als Professional Organizer bestätigen kann, liegt die Produktivität im Bereich Verwaltung gegenwärtig meist nur zwischen 60 und 70 Prozent. Die Gründe kennen wir alle: eine starke funktionale Spezialisierung, geringe Entscheidungskompetenzen der Mitarbeiter (insbesondere auf unteren Ebenen) und damit lange Entscheidungswege sowie gleichzeitig ein großer Spielraum für personenspezifische Arbeitsmethoden in administrativen Bereichen. Und so resultieren komplexe Strukturen mit vielen Schnittstellen zwischen den Einzelprozessen meistens in langen Prozesswegen.
Mich erstaunt es immer wieder, dass ich in vielen Unternehmen erlebe, dass an einer Auftragsabwicklung noch drei oder mehr Organisationseinheiten beteiligt sind. Auch fehlende Leistungstransparenz der Prozesse mangels Kennzahlen tragen zu dieser Verschwendung bei. Gerade großen Unternehmen ist es nicht möglich, Aussagen über die Durchlaufzeit oder Prozesskosten administrativer Abläufe zu machen. Daher rate ich, das komplexe Produkt „Information“, das in den indirekten Unternehmensbereichen die Hauptrolle spielt, genau zu definieren und dadurch transparent zu machen.
Sie fragen sich, wie Sie die Gestaltung eines effizienten administrativen Leistungssystems nach industriellem Vorbild erreichen können? Eigentlich ganz einfach, wie ich finde: wenn Sie auch administrative Prozesse als Produktionsprozesse begreifen!
Generieren Sie aus dem Input (den Informationen, wie zum Beispiel Kundendaten oder Bestellungen) über einen Produktionsvorgang (den Geschäftsprozess) einen Output (die Dienstleistung, ein bearbeiteter Auftrag, ein Angebot). Das mag für Sie sehr technisch klingen, Sie werden aber um diese Prozess-Sichtweise nicht herumkommen.
Wie oft höre bei meinem Einsatz in Unternehmen, Informationen seien „unsichtbar, nicht messbar, interpretationsfähig, schwer zu definieren und von unterschiedlichem Wert“. Probleme bei der Weitergabe eben dieser sind damit vorprogrammiert. Ich halte dem gerne entgegen, dass Informationsprozesse durchaus messbar und eindeutig zu beschreiben sind: berücksichtigen Sie einfach mal die speziellen Inhalte und Rahmenbedingungen der Administration.
Natürlich müssen bei Lean Administration die elementaren Lean-Ansätze beherzigt werden. Dazu zählt die Vermeidung der sieben Arten der Verschwendung .
Am Arbeitsplatz ist eine Unterscheidung aller verrichteten Tätigkeiten nach
- wertschöpfenden Arbeiten,
- notwendigen Arbeiten (die zur Ausführung der eigentlichen Arbeit unerlässlich sind) und
- nicht notwendigen Arbeiten (beispielsweise Fehlerkorrekturen)
Neben der Eliminierung aller Facetten von Verschwendung ist natürlich auch die Beachtung der Grundprinzipien des Lean Thinkings essentiell, denn oftmals führen die Abläufe in einem Unternehmen allein durch ihre Gestaltung unvermeidbar zu zuviel Verschwendung. Daher muss das System neu überdacht und auf Prozessverbesserungen geprüft werden. Stichworte sind hierbei die bekannten Lean- Thinking-Prinzipien
- Kundenorientierung,
- Identifikation des Wertstromes und Konzentration auf wertschöpfende Tätigkeiten,
- Organisation der Abläufe im Fluss-Prinzip,
- bedarfsgerechte Leistungserstellung durch das Pull-Prinzip und
- das Streben nach Perfektion durch ständige Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten.
Das Resultat durchgeführter Lean-Maßnahmen wird oft als „Lean Office“ bezeichnet.
Anwendungsbereiche
Überall dort, wo Verwaltungsprozesse auftreten, kann Lean Administration hilfreich sein. Das betrifft die Industrie, Dienstleistungsbranche und natürlich auch öffentliche Verwaltung. Letztere muss gerade in Krisenzeiten mit niedrigem Budget haushalten und wird daher intensiv auf Einsparungsmöglichkeiten geprüft. Bereits seit Anfang der 90er-Jahre wurden diesbezüglich Test-Konzepte in Kommunen und Städten mit unterschiedlichen Erfolgen durchgeführt.
Ehemalige staatliche Unternehmen wie Post und Telekom sind durch Marktliberalisierung und die damit verbundene neue Konkurrenz sowie den Wegfall ihrer Subventionierung schon seit längerem gezwungen, ihre Verwaltungen zu verschlanken. Ebenso verhält es sich für Non-Profit-Organisationen oder teilstaatliche Strukturen wie Krankenkassen, Universitäten und Krankenhäuser, die immer weniger staatliche Unterstützung erhalten.
Allerdings kann jeder branchenunabhängig von einer Lean Administration profitieren: Die Komplexität der Strukturen reduziert sich, wodurch die Kosten sinken und die Transparenz erhöht wird. Durchlaufzeiten für Prozesse verringern sich; Planbarkeit und Kalkulierbarkeit im Unternehmen werden verbessert. Daraus resultieren gesteigerte Qualität der Leistungen und in der Folge positive Auswirkungen auf die Mitarbeitermotivation und die Kundenzufriedenheit.
Mehr zu Lean Administration finden Sie hier (Teil 2: Analysemethoden)!
