Facebook und Twitter sind aus dem Privatleben nicht mehr wegzudenken, nun halten aus Social Networks bekannte Funktionen und Eigenschaften Einzug in die Geschäftswelt. Ein Beispiel hierfür ist die Projektmanagement-Lösung Asana – entwickelt von den Facebook-Co-Gründern Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein.
 
Asana ist im Wesentlichen eine webbasierte To-Do-Liste, mit der Organisieren und Planen zum Kinderspiel wird. Die kostenfreie Online-Anwendung hilft Freiberuflern bei der Büroorganisation, eignet sich aber ebenso für komplexere Projekte in Unternehmen mit bis zu 30 Projektbeteiligten. Nachdem man sich unter www.asana.com innerhalb weniger Minuten registriert hat, kann es sofort losgehen.

Namen und E-Mail-Adresse eingeben, Aktivierungslink anwählen und – fertig

Bildbeschreibung: Screenshot der Anmeldemaske unter www.asana.com

Organisieren und Planen mit Asana

Ein Wermutstropfen sei gleich am Anfang erwähnt: Offline-Arbeiten ist mit Asana nicht möglich. Dies hat jedoch auch zwei entscheidende Vorteile:

1. Sie müssen keine Software herunterladen. Benutzername und Passwort genügen, um von überall auf die Asana-Oberfläche zuzugreifen.
2. Sie und alle anderen Projektmitarbeiter haben immer den aktuellen Stand des Projekts direkt im Blick, da sich die Online-Oberfläche automatisch in Echtzeit aktualisiert.

Nach dem Einloggen landet man umgehend auf dem Asana-Dashboard, das in drei Bereiche geteilt ist: Links werden alle aktuellen Projekte angezeigt, an denen Sie beteiligt sind. Durch Auswahl eines Projekts erscheint in der Mitte des Bildschirms eine Liste aller Aufgaben, die mit diesem Projekt zusammenhängen. Rechts werden nähere Informationen zu den Aufgaben abgebildet.

Klare Gliederung der Asana-Oberfläche: Projektübersicht, Aufgabenliste und Aufgabendetails

Bildbeschreibung: Screenshot der Asana-Oberfläche: Projektübersicht, Aufgabenliste und Aufgabendetails

Die Asana-Oberfläche im Detail

Die linke Spalte dient vor allem der Navigation: Projekte, Schlagworte und Personen können ausgewählt werden, um die Ansicht der mittlere Spalte zu bestimmen. Herzstück der Asana-Benutzeroberfläche ist der mittlere Bereich. Er gibt eine Übersicht über die erledigten Aufgaben, über aktuelle und überfällige To Dos sowie über die nach Fälligkeit sortierten offenen Aufgaben. Durch Anklicken der mittleren Spalte können Aufgaben einfach hinzugefügt werden, die Schaltflächen und Short-Cuts, die unten am Bildschirmrand angezeigt werden, erleichtern Eingaben in Asana zusätzlich.
 
Für jede Aufgabe werden stets die beteiligten Personen angezeigt, inklusive Profilfoto. Die Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten werden über die rechte Spalte festgelegt. Außerdem können weitere Details zu einzelnen Aufgaben in der rechten Marginalie ergänzt werden, wie beispielsweise Dokumente und Schlagworte.
 
Außerdem enthält die rechte Spalte einen „Activity Feed“. Hier werden zum einen die Forschritte im Projekt angezeigt, zum anderen besteht die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Der Activity Feed ist mit der Facebook-Chronik vergleichbar, ist jedoch viel nüchterner und auf das Wesentliche reduziert.

Immer im Bilde: Der Activity Feed und E-Mail-Benachrichtigungen

Über aktuelle Einträge im Activity Feed werden alle Beteiligten per E-Mail informiert, die Antworten auf diese E-Mails landen wiederum direkt im Activity Feed. So sind alle Projektbeteiligten auf dem aktuellsten Stand, auch wenn sie die Asana-Oberfläche nicht im Blick haben. Ein weiterer Vorteil: Diskussionen und Notizen zu einzelnen Aufgaben werden automatisch abgelegt und gebündelt – es entsteht keine „Parallel-Projektdokumentation“ in E-Mail-Accounts oder gar auf Notizzetteln.
 
Über anstehende beziehungsweise überfällige Aufgaben werden die Verantwortlichen per E-Mail an die hinterlegte Adresse informiert, wobei das Benachrichtigungsintervall bisher leider nicht individualisierbar ist.
 
Die Benachrichtigungen sind auch in der Asana-eigenen Inbox sichtbar. Hier lassen sich die einzelnen Aufgaben ganz leicht priorisieren. So kann jeder seine To-Dos individuell planen.

Asana-Inbox: Tagwerk individuell zusammenstellen in der Asana-Inbox

Bildbeschreibung: Screenshot der Asana-Oberfläche: Asana-Inbox

Zeitmanagement mit Asana: kompatibel und mobil

Ein weiterer Vorteil von Asana ist seine Kompatibilität mit gängigen Kalenderanwendungen. Erstellte Termine und Aufgaben lassen sich mit Google Calendar, Apple iCal und Microsoft Outlook synchronisieren. Für den mobilen Gebrauch stehen Apps für iPhone, iPad und Android-Geräte bereit.

Fazit

Asana ist ein Tool, das sich hervorragend für den Schritt zum effizienten und papierlosen Arbeiten eignet: Durch seine einfache und intuitive Bedienbarkeit verliert die Papiernotiz deutlich an Attraktivität.

Eine kurze, anschauliche Vorstellung von Asana finden Sie auch bei Youtube.

© Mira Marie Hische

Empfehlen/Bookmark

Gleich die erste Session, hier auf der NAPO (Konferenz der National Association for Professional Organizers) in Baltimore hat mir neuen, spannenenden Input geliefert. Eine Arbeitsweise, die ich schon manches Mal als sehr hilfreich und guten Einstieg empfand hat nun einen Namen bekommen:

Organizing with Body Doubling

Das klingt im ersten Moment etwas verwegen, um nicht zu sagen irreführend. Ich habe mich zuerst kurz gefragt, soll sich der Kunde gedanklich duplizieren oder ich mich verdoppeln? Nein, ganz und gar nicht. Es handelt sich vielmehr um eine besondere Form, quasi ein „Low Level“- Einstieg in die Arbeit mit einem Kunden. Trotz des „Low Level“ Einstiegs sind Erfolgserlebnisse garantiert.

Viele Kunden, die einen Organizer zu Hilfe holen, haben Probleme, ihren Büroalltag effizient zu organisieren, haben große Schwierigkeiten den Ablenkungen zu wiederstehen, sich nicht selbst dauernd abzulenken und kämpfen oft mit einem großen Rückstau an mehr oder weniger geliebten Büroarbeiten. Gedanken wie: „ich müsste eigentlich…..“ sind eine ständige Last. Aber allein schaffen es viele Kunden nicht, die beständig wachsenden Stapel anzugehen, abzuarbeiten. Natürlich ist hier die Unterstützung eines Organizers angebracht, um herauszufinden, wo die Blockaden oder Hürden liegen, aber zum Einstieg kann es aus sehr sinnvoll sein, die Methode des Body Doubling anzuwenden.

Ziel ist es, Liegengebliebenes konzentriert abzuarbeiten, tatsächlich mal was einfach nur was „wegzuschaffen“ und ein Erfolgserlebnis zu haben. Es geht noch nicht darum, die Prozesse kritisch zu hinterfragen oder zu ändern. Body Doubling heißt konkret, dass durch die Präsenz eines anderen Menschen, im besten Falle ein Organizer oder Coach, die Hemmschwelle beim Betroffenen, sich selbst abzulenken oder ablenken zu lassen sehr viel größer ist. Außerdem empfinden es viele Menschen als sehr hilfreich und motivierend, wenn sie nicht allein sind bei der Erledigung unangenehmer Aufgaben. Ein dritter nicht zu unterschätzender Effekt ist der, dass die Betroffenen während des Body Doubling oft zum ersten Mal  wahrnehmen, wie sorglos sie mit ihrer kostbaren Ressource Zeit im täglichen Arbeitsleben umgehen und was sie in wenigen Stunden konzentrierter Arbeit schaffen können.

Den Part des „Beisitzers“ kann natürlich auch jemand aus dem Freundeskreis oder der Familie übernehmen, jedoch ist dann aufgrund der persönlichen Nähe oft keine durchgehende Fokussierung auf die Arbeit gewährleistet. Ein Organizer dagegen ist die ganze Zeit über gedanklich beim Betroffenen und jederzeit für Fragen oder Vorschläge da. Außerdem kann ein Organizer gut einschätzen, wann der Kunde eine Pause braucht. Es ist immer wieder erstaunlich, mit welchen Kleinigkeiten, sich die Menschen von Ihrem eigentlichen Vorhaben ablenken: Telefonieren, Tee kochen, Mails lesen, zum Briefkasten gehen…..

Nach vorheriger Besprechung der Regeln, werde ich als Organizer in solchen Momenten immer daran erinnern, was das eigentliche Vorhaben für diese Stunden ist. Ungeteilte Aufmerksamkeit, Anerkennung und Motivation seitens des Body Doubling Partners während der gemeinsamen Arbeitsstunden sind selbstverständlich und sehr unterstützend.

Manche Kunden fühlen sich am Anfang eingeengt und unsicher. Aber nach dem Arbeitstermin ist die Erfahrung einstimmig positiv. Body Doubling  sorgt für ein gutes Gefühl im dreifachen Sinne: Erstens ist die To Do Liste geschmolzen und zweitens hat der Betroffene die Dinge selbst erledigt und drittens verschafft das Erlebnis, mal wieder drei vier Stunden, konzentriert gearbeitet zu haben, eine tiefe Befriedigung.

Erschöpft aber froh nach getaner Arbeit

Empfehlen/Bookmark

Scannen eines QR-Codes mit dem iPhone

Smartphones und Tablet-PCs mit Kamera können QR-Codes einfach entziffern, sofern die entsprechende App installiert ist. Diese Auslese-Apps für Barcodes stellen Marktplätze für Apps der gängigen Anbieter zur Verfügung.
 
Für Android-Geräte eignet sich beispielsweise der Barcode Scanner oder barcoo Handys und Tablets von Apple lesen unter anderem mit barcoo oder Qrafter, BlackBerry bietet zum Beispiel den QR Code Scanner Pro – Free an.
 
Öffnen Sie die installierte App und scannen Sie mit der Kamera den Code. Im Display erscheinen nun die im Code gespeicherten Informationen und können beliebig weiter verwendet werden. Wenn Sie z.B. den QR-Code auf einer Visitenkarte scannen, haben Sie sofort alle Kontaktdaten verfügbar und können diese in Ihrem Adressbuch speichern.
 

Die QR-Codes auf Prospekten führen meist zur Internetpräsenz oder zu einem speziellen Angebot des Herstellers oder Diensleister. CR-Codes in Print-Medienliefern häufig weitergehende Informationen, z.B. ein Video oder Podcast.
 

So erstellen Sie einen QR-Code

 
QR-Codes können Sie kostenlos bei zahlreichen Anbietern im Internet erstellen. Einfache Codes für URLs lassen sich beispielsweise bei QR Code Generator erzeugen. Soll der QR-Codes Angaben einer Visitenkarte enthalten, bietet sich zum Beispiel GOQR.ME an.
 
Die Code-Erstellung erfolgt in zwei einfachen Schritten:

1. Daten in die Eingabemaske des jeweiligen Anbieters eingeben.
2. Den abgebildeten QR-Code speichern.

Kniffs und Tricks beim Erstellen und Verwenden eines QR-Codes

QR-Codes können auch richtige Hingucker sein: Neben den klassischen schwarz-weißen Codes sind auch bunte Infoquadrate möglich, die sogar das eigene Logo enthalten können. Anbieter für farbige Codes, die man auch mit einem Logo versehen kann oder auch in ausgefallenen Formen generiren kann ist z.B. QR Code Generator.
 

Je mehr Information hinter einem Code steckt, desto mehr Pixel enthält er. Möchten Sie einen kleinteiligen Code drucken, der beispielsweise Daten einer Visitenkarte enthält, sollten Sie deshalb darauf achten, dass der Kontrast zwischen den hellen und dunklen Pixeln möglichst stark ist.
 
Das Code-Quadrat sollte insgesamt auch nicht zu klein ausfallen, da ältere Smartphones den Code sonst nicht entziffern können. Ideal ist eine Größe von 1,5 mal 1,5 cm. Außerdem sollten Sie beim drucken darauf achten, dass die dunklen Pixel klare Konturen haben. Neben einem guten Drucker ist dafür die Auflösung des Codes entscheidend. Bei GOQR.ME beispielsweise lässt sich die Auflösung individuell einstellen.
 

Empfehlen/Bookmark

Mit einem Smartphone oder Tablet-PCs lässt sich die Information hinter den schwarzen und weißen Punkten schnell abrufen, speichern und weitergeben.
 

So kann man beispielsweise Internetseiten, deren Adressen im Code hinterlegt sind, schnell öffnen – die entsprechenden Apps erkennen automatisch, dass es sich um eine URL handelt. Die URL öffnet sich durch anklicken im Browser. Ist im Code eine Visitenkarte gespeichert, können die Daten direkt verwendet oder gespeichert werden. Lästiges Abtippen und vor Allem häufiges Vertippen entfallen. Ein weiterer großer Vorteil: Sowohl das Abrufen, als auch das Erstellen eines QR-Codes sinc lizenz- und kostenfrei.
 

Der QR-Code macht’s möglich: Papier, Zeit und Nerven Sparen

QR-Codes können auf allen Produkten zum Einsatz kommen, die sich bedrucken lassen: von der Visitenkarte, über den Flyer bis zur Kaffeetasse und zum T-Shirt ist die Abbildung des Codes möglich. Aber auch für den digitalen, papierlosen Einsatz eignet er sich:
&nbsp
Wenn Sie das nächste Mal einen Vortrag halten, laden Sie vorher das Handout zur Präsentation auf Ihre Homepage, erstellen für die URL einen QR-Code und fügen diesen in Ihren Vortrag ein. Ihre Zuhörer können den Code auslesen, das Handout direkt herunterladen, am Tablet-PC lesen und sich direkt Notizen machen. Das Ausdrucken von Handouts ist nicht mehr notwendig und auch das Zuordnen von Papiernotizen zu digitalen Präsentationen entfällt. Das spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit und Nerven.
 

Viele Unternehmer haben – insbesondere nach Veranstaltungen, auf denen man viele neue Kontakte knüpft – ein Backlog beim anschließenden Einpflegen der neuen Daten. Oft liegen die Visitenkarten wochenlang herum. Wenn Sie so oft wie möglich die Chance nutzen, QR-Codes zu scannen, statt papierne Visitenkarten einzusammeln, spart das Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Menge Zeit und Sie haben die Kontaktdaten sofort verfügbar.

Visitenkarte der Zukunft?

Vielleicht noch zu avantgardistisch aber denkbar: Lassen Sie zukünftig nur noch eine Visitenkarte drucken, nicht hunderte, die ausschließlich einen QR-Code abbildet, der Ihre Kontaktdaten enthält. Diese eine Karte zücken Sie und bitten Ihre Geschäftspartner freundlich um’s scannen und speichern der enthaltenen Daten.

© Mira Marie Hische

Im nächsten Artikel erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach QR-Codes lesen und erzeugen können.

Empfehlen/Bookmark

Trennblätter oder Register?

Hersteller wie Leitz, Elba u.a. andere bieten verschiedene Ordnerregister an. Einfache Trennblätter sind für Ordner, die Sie häufig in die Hand nehmen nicht sinnvoll. Erstens sehen Sie nicht auf einen Blick, das sich darin befindet, weil die Beschriftung direkt übereinander ist und zweitens sind diese Blätter bei häufiger Benutzung schnell schmuddelig und reißen ein. Ein Ordnerregister ist da deutlich komfortabler. Das Registerangebot ist vielfältig, in Material und Aufteilung. Wenn Sie viele mit den Ordnern arbeiten sollten Sie nicht sparen und zu einer Variante aus Plastik oder zumindest dickeres Papier mit verstärkten Ecken greifen.
 

Welches Ordnerregister ist das Richtige?

Sie können wählen zwischen einer Aufteilung 1-10, 1-12, 1-31 oder mit dem Alphabet versehen. Überlegen Sie genau, ob numerische oder alphabetische Beschriftung für Ihren Zweck mehr Sinn macht. Eine alphabetische Aufteilung  bietet sich nur an, wenn sich in dem Ordner nur ein Thema befinde, aber z.B. namentlich verschiedene Lieferanten oder Kunden. Wenn Sie verschiedene Themen oder Rubriken in einem Ordner zusammenfassen wollen, sollten Sie eher ein numerisches Register wählen. Häufig taucht jetzt die Frage auf, was soll denn nun aber nach oben oder unten?
 

Welche Sortierung ist sinnvoll?

An dieser Stelle es hilfreich, sich zu überlegen, welche Informationen Sie am häufigsten benötigen oder ablegen müssen. Diese Bereiche kommen natürlich ganz nach oben (wie im Explorer oder Finder wo Sie ja auch mit Ihrer Ordnerbeschriftung Prioritäten setzen können). Je seltener Sie mit einem Thema zu tun haben, desto weiter hinten landet es im Register. Es ist nicht komfortabel, in einem Ordner drei Mal täglich ganz nach hinten zu blättern um etwas zu suchen oder abzulegen. Da lauert die Gefahr des Vermeidens und erst mal Beiseitelegens. Und schon ist der Keim für die nächste Stapelbildung gesetzt.
 

Wann sollen Ordner angelegt werden?

Apropos Stapelbildung. Sobald Ihnen auffällt, dass der Ordner voll ist, sollten Sie einen neuen anlegen und mit der entsprechenden Beschriftung und Aufteilung versehen. Häufig ist es so, dass genau dann, wenn man etwas schnell braucht oder ablegen muss, der Ordner aus allen Nähten platzt und Ihnen im schlimmsten Fall der Inhalt entgegen kommt. Das macht keinen Spaß.
 

Wie kann man Ordnerregister beschriften?

Natürlich können Sie die Deckblätter der Register mit der Hand beschriften, was aber nicht besonders schön aussieht und oft auch ein Problem ist, wenn mehrere Personen mit den Ordnern arbeiten, weil manche Handschrift schwer lesbar ist. Abhilfe schaffen hier Vorlagen die Sie am Rechner gestalten und ausdrucken. Das hat auch den Vorteil, dass Sie diese immer auf Knopfdruck parat haben. Hier finden Sie Vorlagen für Register 10er Register,12er Register, 31er Register. Diese Vorlagen können Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen verfeinern. Wenn Sie immer wieder ähnliche Projekte haben gibt ein solches Register auch gleich eine Art Projektgerüst. In unserer Praxis drucken wir die Deckblätter aus, stecken Sie einfach in eine Prospekthülle die gelocht und als Deckblatt in den Ordner geheftet wird. Das geht schnell, ist äußerst praktisch und sieht auch noch gut aus.
 

Umgang mit reinen Archivierungsordnern

Eingangs hatte ich ja betont, dass man schon genau überlegen sollte, wie viel Mühe man die Ordnerbeschriftung steckt. Bisher haben wir uns den häufig benutzten Ordnern gewidmet. In vielen Büros gibt es aber noch eine Menge Ordner, die nur der Ablage dienen. Wenn man das vorher weiß, lohnt sich der eben geschilderte Aufwand natürlich nicht. In einen reinen Archivordner braucht man nicht so viel Mühe zu investieren, da diese Ordner nur in großen Ausnahmefällen wieder in die Hand genommen werden. Deren Innenleben zeitaufwendig zu gestalten, ist Zeitverschwendung. Wichtig ist bei dieser Gruppe die äußere Beschriftung, so dass man in den seltenen Fällen, in denen man doch einmal ein Dokument benötigt, im Archiv schnell fündig wird. Dann in einem einzelnen Ordner zu suchen kostet nicht so viel Zeit, wie Dutzende oder Hundert von Ordnern innen und sorgfältig zu gestalten.

Empfehlen/Bookmark

1. Ordnerstruktur- und Beschriftung

Die Ordnerbeschriftung sollte nicht handschriftlich, sondern professionell ausgedruckt erfolgen. Was die Struktur betrifft, bietet es sich an, entsprechend des Aktenplans vorzugehen und die Papierordner genauso zu systematisieren wie die elektronischen Ordner. Eine handschriftliche Beschriftung sieht nicht nur unprofessionell aus sondern ist für Mitarbeiter und Kollegen meist schwer zu lesen.

2. Ordner für Corporate Design nutzen

Ordner- und Ordneretiketten können gut genutzt werden, noch einmal das Corporate Design darzustellen. Die Ordnerfarbe kann in den Firmenfarben gewählt werden und auf dem Etikett sollte das Logo erscheinen. Aber Achtung, dass das Regal nicht zu bunt wird. Wenn man sich für eine bestimmte Farbe eines Herstellers entscheidet, besteht die Gefahr, dass genau diese Farbe nächstes Jahr out ist und aus dem Sortiment genommen wird. Eine farbliche Hervorhebung  z.B. um verschiedene Projekte zu unterscheiden, kann auch gut in Form einer Markierung auf dem ausgedruckten Etikett erfolgen.

4. Ordnerart

Ich habe viele Ordnervarianten ausprobiert. Zuerst glaubte ich, dass die Ordner mit der Möglichkeit, die Beschriftungsetiketten aufzukleben, schnell und einfach zu beschriften seien. Das stimmt für den Vorgang des Beschriftens schon, aber es hat sich gezeigt, dass sich selbst hochwertige Klebeetiketten im Laufe der Zeit ablösen und den Ordner unschön aussehen lassen (auch bei geringer Benutzung). Die Schilder zum Einstecken sind dauerhafter. Es ist zwar bei der Beschriftung oder Umbenennung ein bißchen „Fummelkram“ aber so häufig macht man das ja nicht.

5. Vorlagen für die Ordnerbeschriftung

Für mich das beste Tool zum Beschriften ist Avery Zweckform. Für den PC gibt es zum Download das Programm Design Pro 5.0 und für den Mac Design Pro. Die Vorlagenvielfalt ist umwerfend. Sie kaufen Ordneretiketten passend zu Ihren Ordnern (breite Einstecketiketten z.B. C32267, schmale Ordner C32266), geben die Etikettennummer ein und können Ihre Beschriftung sofort im richtigen Layout, erstellen. Die Möglichkeit einen „Etikettenmaster“ zu erstellen, macht es sehr leicht, das Layout zu duplizieren. Die Etiketten sind vorgestanzt oder geschnitten. Kurz: aufwendiges Vorlagen erstellen in Word und mit der Schere mühsam ausschneiden entfällt. Natürlich sind die vorgestanzten Bögen, die man in den Drucker legen kann, einen Tick teuer als ein einfaches Blatt Papier, aber wenn man die enorme Zeitersparnis rechnet, braucht man über diese winzige Investition nicht wirklich lange nachzudenken.

Im Vergleich zur Onlinebeschriftung bei  elba kann man die mit Design Pro erzeugten Dateien prima speichern und bei Bedarf nur einzelne Etiketten erneuern und ausdrucken. Bei elba wird die Datei als pdf gespeichert, was für mich nicht ganz nachvollziehbar ist, denn man braucht in der Regel nicht zwei Mal den gleichen Bogen mit z.B.  acht Ordnerrücken.

3. Beschriftungsrichtung

Es sollte möglichst eine waagerechte Beschriftung genutzt werden (auch wenn die Schrift dann etwas kleiner sein muss), denn unser Auge ist daran gewöhnt, waagerechte Schrift zu lesen. Das Erfassen und Verarbeiten geht leichter und damit schneller. Sollte der Beschriftungstext partout zu lang sein, empfiehlt sich eine senkrechte Beschriftung in der gleichen Richtung wie die meisten Buchrücken.

Empfehlen/Bookmark

Es ist ein Phänomen: obwohl die meisten Menschen wissen, wie befreit und erleichtert sie sich nach einer Aufräumaktion fühlen, schieben sie das Aufräumen vor sich her, ganz egal, ob es sich um’s Büro, Kleiderschrank oder den Dachboden handelt. Aber: Ist es Ihnen auch schon mal aufgefallen, dass viele Menschen das Aufräumen als minderwertige Tätigkeit ansehen und dennoch: Freunde und Kollegen stolz berichten, dass sie endlich das Büro,  oder den Dachboden aufgeräumt haben? Das befriedigende Gefühl und der Stolz erklären sich leicht: richtig Aufräumen ist Denksport und fordert Konzentration. Da weiß man anschließend was man gemacht hat und sieht auch noch ein direktes Ergebnis. Es fühlt sich an, als hätte man das komplizierte Konzept für den Kunden endlich fertig oder nach langem Grübeln eine Lösung für ein fachliches Problem gefunden. Wer aufräumt verschafft sich Platz, Zeit und Durchblick. Aber warum ist der Angang so schwierig?

Gründe der Aufschieberitits beim Aufräumen

Aufräumen bedeutet, viele Entscheidungen in kurzer Zeit zu treffen und konsequenterweise auch Dinge loszulassen. Und das ist anstrengend, weil genau die Entscheidungen getroffen werden müssen, die vorher bewusst oder unbewusst vermieden wurden. Unordnung entsteht, wenn man nicht weiß wohin mit den Dokumenten oder Gegenständen und sie aus lauter Verzweiflung irgendwo ablegt. Man nimmt sich vor, man räumt das weg, wenn man demnächst Zeit hat. Natürlich passiert das nicht sobald.

Außerdem zeigen sich unmittelbar nach gedankenlosem Ablegen die Effekte der „broken-windows-theory“. Damit wird ein  vergleichsweise harmloses Phänomen, beispielsweise ein zerbrochenes Fenster in einem leerstehenden Haus, das später zu völliger Verwahrlosung führen kann, beschrieben. Wer kennt das nicht, Schubladen, Regale, Schränke, ganze Tische oder Ecken im Büro, wo irgendjemand völlig unbedacht etwas hingelegt hat und in kurzer Zeit findet sich dort ein Sammelsurium herrenloser unnützer Papiere oder Gegenstände. Und wenn erst einmal Unordnung entstanden ist, wissen die meisten Menschen genau, dass es anstrengend wird, diese zu beseitigen. Also gilt auch beim Thema Unordnung: Wehret den Anfängen!

Aufräumen ist Denksport und Selbstcoaching

Aufräumen richtig gemacht ist eine anstrengende Angelegenheit und mentale Höchstleistung aus drei Gründen:

1. Man sollte sich beim Aufräumen immer fragen, wie konnte es zu der Unordnung kommen und was muss ich künftig ändern, damit mein Umfeld dauerhaft ordentlich bleibt. Konkret heißt das, man muss im Büro zum Beispiel viele kleine und große, lange schon gewohnte, Arbeitsabläufe unter die Lupe nehmen und Alternativlösungen finden. Lösungen für effizientere Prozesse und ein optimiertes Dokumenten- und Dateimanagement. In einem Team können die Vorstellung dabei sehr auseinandergehen, so dass Lösungen im Dialog (z.B. mit Kaizen Methoden) erarbeitet werden müssen. Das heißt, gewohnte Wege und Systeme von außen zu betrachten, und neue sinnvolle Strukturen zu entwickeln. Dabei sind Fähigkeiten wie: Offenheit, Kreativität, Kritikfähigkeit, logisches Denken und die Fähigkeit sich auf andere Gedankenmodelle einzulassen, gefragt.

2. Beim Aufräumen werden Entscheidungen im Sekundentakt getroffen. Entscheidungen wie:

• Brauche ich das noch?
• Besteht eventuell eine Aufbewahrungspflicht?
• Ist es wichtig für meinen Job, oder mir persönlich wichtig?

Wenn eine dieser Fragen mit “Ja” beantwortet wird, sind neue Entscheidungen fällig:

• Wohin damit?
• Was ist die beste Aufbewahrungsmöglichkeit?
• Wie lange will/muss ich Dokumente und Gegenstände aufbewahren?
• Wer soll Zugriff haben?

Wenn Sie sich entscheiden, etwas auszusortieren, ab- oder wegzugeben, wegzuwerfen müssen Sie sich fragen,

• Wenn ich es nicht benötige, wer benötigt es oder ist dafür zuständig?
• Oder wem kann man eine Freude damit machen?
• Wie gelangen die Dinge zeitnah an die entsprechende Stelle?
• Wie kann oder müssen sie entsorgt werden (Datenschutz, Sondermüll)

3. Wer ernsthaft aufräumt muss sich von alten lieb gewonnenen Strukturen lösen und neue Strukturen entwickeln. Alle Arbeitsabläufe so lassen wie bisher, nur das äußere Umfeld ein wieder bißchen hübsch machen und dabei auf ein anderes Ergebnis als bisher hoffen, ist verschenkte Zeit. Wenn Sie dauerhafte Ordnung erreichen wollen, müssen Sie etwas ändern und loslassen. Nicht nur Strukturen und Gewohnheiten sondern auch Dokumente, Dateien, Gegenstände gilt es loszulassen. Das kostet Kraft. Im privaten Umfeld sind oft Emotionen und vermeintliche Verpflichtungen mit dem Aufbewahren von Dingen verbunden. Im beruflichen Umfeld sind es meist Unsicherheiten, bestimmte Informationen eines Tages doch noch zu benötigen.

Gute Organisation und Ordnung halten ist wie Sport treiben

Nachdem aufgeräumt wurde, neue Strukturen, Prozesse und Standards festgelegt sind, gilt es, sich im Arbeitsleben und zu Hause darauf einzulassen und täglich zu üben. Das bedeutet für die meisten Menschen ein Verlassen ihrer Komfortzone, insbesondere im Berufsleben. Häufig basieren die neuen Strukturen auf einem Kompromiss im Team und entsprechen nicht hundertprozentig den eigenen Vorstellungen. Außerdem muss man viele kleine Gewohnheiten und Automatismen abstellen, um neue Arbeitsabläufe leben und sich daran gewöhnen zu können.

Man kann Ordnung halten und gut organisiert arbeiten mit dem Trainieren einer Sportart vergleichen. Nur wer beständig übt, bleibt gut und wird besser. Und wie im Sport muss man sich regelmäßig fragen, mache ich alles richtig, wie kann ich besser werden, oder was ist der Grund für Stagnation. Und wie im Sport hilft es auch hier, sich hin und wieder einen Trainer oder Coach zu Hilfe zu holen.

Wenn Sie mit einer neuen Sportart anfangen wollen, überlegen Sie sich, was wollen Sie erreichen, was wollen Sie investieren, wer soll dabei sein, wer kann Sie unterstützen, wann und wie wollen Sie anfangen. Die gleichen Fragen sind hilfreich vor der nächsten, Aufräum- Um- und Neustrukturierungsaktion. Was ist Ihre Erfahrung?

Empfehlen/Bookmark

Interne Papierquellen erkennen

Dazu hilft es, Ihren Büroalltag genauer zu betrachten, und sich dabei drei Fragen zu beantworten:

1. In welchen Situationen drucken Sie Dokumente aus?

Dazu fallen mir in der Praxis vor Ort immer wieder bestimmte Situationen auf:

• Drucken von Mails und Mailanhängen
• während einer Recherche im Internet werden die Internetseiten ausgedruckt
• selbst erstellte Dateien und Dokumente werden unzählige Male zum Korrekturlesen ausgedruckt
• Dokumente werden ausgedruckt, um sie unterwegs zu bearbeiten oder Kunden vorzulegen

2. Was ist der Grund dafür?

Auf diese Frage antworten die Menschen oft:

• sie können am Bildschirm nicht gut oder lange lesen
• sie können bei der Recherche die Infos in Papier besser thematisch zuordnen
• Papier ist besser geeignet für Notizen und Präsentationen unterwegs
• sie haben Sorge, die Dateien nicht wiederzufinden

3. Die dritte und wichtigste Frage ist, was können Sie gegen diese Argumente und Erfahrungen tun, um künftig überflüssiges Ausdrucken zu vermeiden?

a) Komfortables Arbeiten am Computer

Zunächst mal sollten Sie dafür sorgen, dass Sie gut am Bildschirm lesen und arbeiten können. Vielen Menschen hilft ein entsprechend großer Bildschirm (ab ca. 21 Zoll), auf dem zwei Anwendungsfenster parallel geöffnet sein können. Oder Sie arbeiten mit zwei Monitoren. Das ermöglicht ein sehr komfortables Arbeiten und wird viele Ausdrucke überflüssig machen.

b) Strukturieren von Informationen

Um sich Rechercheergebnisse aus dem Internet zu „merken“ und zu systematisieren gibt es sehr gute Programme wie z.B. Evernote, Simplenote, DEVONthink oder Zotero. Egal wofür Sie sich entscheiden, alle Programme lassen sich leicht installieren.

Evernote ist browserbasiert und systemunabhängig. Das heißt Sie können Evernote mit dem PC oder Mac nutzen. Außerdem werden Apps für mobile Geräte mit verschiedenen Betriebssystemen angeboten. Da die gespeicherten Daten im Internet liegen können Sie auf Ihre Daten von jedem Gerät zugreifen. In Evernote können Sie komplette Webseiteninhalte oder nur die URL speichern und sich verschiedene Notizbücher anlegen. Sie können die einzelnen Einträge mit Schlagwörtern versehen und schnell wiederzufinden. Es ist auch möglich, Suchvorgänge zu speichern.

Zotero nutzt das gleiche Datenmodell. Man kann die Einträge in einer Baumstruktur ablegen und die Knoten werden als Bibliothek bezeichnet. Zoteros Stärke liegt, mit entsprechenden Vorlagen für Buch- und Zeitschrifteneinträge, im Bibliographieren. Mit Zotero lassen sich Recherchedaten hervorragend strukturieren.

Simplenote kann man für das iPhone, iPad, iPod im App Store downloaden. Mit Simplenote können Sie sehr einfach Notizen anlegen, Webnotizen speichern, mit Tags versehen sowie Listen und Arbeitsinstruktionen teilen. Im Vergleich zu DEVONthink ist Simplenote sehr  einfach zu handhaben.

DEVONthink, auf dem Mac zuhause, ist etwas komplexer. Es ist möglich, mehrere Datenbanken zu unterhalten und parallel geöffnet zu haben. In jeder Datenbank können Sie verschiedene Ordner anlegen. Die Software bietet eine Reihe von Vorlagen, die Ihnen beim Erfassen von Informationen helfen. Mit DEVONthink können Sie einfache Text-Notizen, Notizen im RTF-Format, Office und PDF-Dokumente speichern und Links und Webseiten einlesen.

Alle Programme helfen Ihnen, Ordnung in Ihre Rechercheergebnisse und Informationen zu bringen und auf viele Ausdrucke zu verzichten.

c) Ordner- und Dateistruktur in Ihrem System

Häufig wissen die Menschen auf die Schnelle nicht, wozu eine bestimmte Information, ein Dokument zuzuordnen ist und aus Sorge, es auf dem Rechner nicht wiederzufinden, wird es erst mal ausgedruckt. Wenn Sie sich einmal Zeit nehmen, sich Gedanken über Ihre Dateistruktur- und Ordnerstruktur zu machen und einen für Sie und Ihr Team logischen Aktenplan entwickeln, fällt es Ihnen und auch Ihren Mitarbeitern leichter, Ihre gespeicherten Informationen schnell wiederzufinden.

c) Ist es wirklich heutzutage noch professionell mit einem Stapel Papieren aufzutreten? Ist es effizient, auf dem Papier Korrekturen vorzunehmen  um sie dann noch einmal in das System einzugeben? Viel professioneller, inzwischen schon in fast allen Branchen wirkt es doch, wenn Sie mit einem Notebook, Macbook einem iPad oder einem anderen Tablet auftreten. Sie brauchen nichts mehr für unterwegs ausdrucken und können auch noch komfortabel Ihre unterwegs gesammelten Informationen ohne Doppelarbeit direkt in Ihr System einpflegen.

Was sind Ihre Tipps um das Ausdrucken zu reduzieren?

Empfehlen/Bookmark

Der meiste Office-„Müll“ ist schlicht und einfach Resultat von Entscheidungsvermeidung. Entscheiden Sie jetzt, wo die Unterlagen hingehören. Dafür benötigen Sie nur einige Sekunden länger, aber Sie vermeiden die Stapelbildung von vermiedenen Entscheidungen, mit denen Sie sich am Ende doch wieder beschäftigen müssen.

7. Achten Sie auf perfekte Arbeitsgeräte

Es ist zu schwierig einen Job gut zu erledigen, wenn Sie das richtige Werkzeug nicht zur Hand haben oder ungenügend ausgestattet sind. Entscheiden Sie, welche Arbeitsmittel Sie brauchen, kaufen Sie sie und sparen Sie nicht. Brauchen Sie eine Schere? Kaufen Sie eine gute Schere, anstatt immer wieder bei den Kollegen zu suchen. Halten Sie immer Papier und Stift in der Nähe des Telefons bereit. Müssen Sie öfter Ordner anlegen? Dann achten Sie darauf, dass Sie immer alles Notwendige hierfür vorrätig haben.

8. Schaffen Sie einen effektiven Arbeitsplatz

Schaffen Sie sich einen organisierten, schönen Arbeitsplatz. Egal ob es ein kleiner oder großer Arbeitsplatz ist, Ihr Schreibtisch sollte der Erledigung Ihrer Aufgaben förderlich sein.  Er sollte alle täglich notwendigen Dingen in einer Armlänge entfernt oder leicht zugänglich bereithalten, und Ihnen gefallen.

9. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf

Schreibtischchaos

Befreien Sie Ihren Arbeitsplatz von allem, was nicht zum Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, gehört. Damit vermeiden Sie Ablenkungen. Wenn Sie an verschiedenen Projekten arbeiten, legen Sie Ordner für jedes an und halten Sie nur den Ordner geöffnet auf den Sie sich gerade konzentrieren. Organisieren Sie Ihren „Papierkram“ und die elektronischen Files am Ende eines jeden Projekts. Ihre Ergebnisse werden umso besser sein, wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit auf nur eine Sache zurzeit richten.

10. Seien Sie unnachgiebig

Befreien Sie Ihren Schreibtisch, Ihre Schubladen, Ihre Schränke und Ordner von Dokumenten und Gegenständen, die unter dem Motto „es ist da, weil man niemals weiß, wann man es brachen kann“, aufbewahrt wurden. Wenn Sie die Dinge im letzten Jahr nicht benutzt haben, werden Sie sie wahrscheinlich nie wieder brauchen.

Wollen Sie wirklich ein organisiertes, effektives Büro, dann starten Sie jetzt, am besten mit den Schritten 1-5.

Empfehlen/Bookmark

Externe Papierquellen erkennen

Betrachten wir zunächst das Papier, das von extern in’s Büro „flattert“. Hier kann man nochmals unterscheiden:

a) Papiere, die ungefragt und ungebeten im Briefkasten landen: z.B. Werbung, Wochenblätter

b) Papiere die geschickt werden, die unvermeidbar sind, wie Wasser-und  Stromabrechnungen, Versicherungsnachträge oder Angebote und Rechnungen.

c) Papiere, die man selbst bestellt hat: Zeitungsabonnements, Kataloge

d) Papiere, die Sie selbst von unterwegs mitbringen

Externe Papierflut eindämmen

Die nächste Frage ist, wie kann man dieses Papier eindämmen, vermeiden?

a) Absender anrufen und um Übersendungsstopp bitten, ansonsten Annahme verweigern, das heißt an Absender kostenpflichtig zurückschicken und natürlich immer wieder der Tipp: Post direkt über dem Papierkorb öffnen. Sie wissen wie Werbung aussieht und können sie sofort entsorgen.

b) Abonnements kündigen. Die meisten Menschen schaffen es überhaupt gar nicht mehr ihre abonnierten Zeitungen zu lesen. Und finden Sie nicht auch, dass die Stapel Ungelesenes einem permanent ein schlechtes Gewissen bereiten? Wäre es nicht viel schöner, mit Genuss, wenn man weiß dass man wirklich Zeit hat oder bestimmte Infos braucht, sich eine Zeitung zu kaufen? Man müsste dann nicht so viel Papier entsorgen, was, solange es noch ungelesen ist, ja auch besonders schwer fällt.  Außerdem gibt es ja inzwischen viele Zeitungen und Zeitschriften im online Abo. Das kann man auch viel leichter mitnehmen. Kataloge kann man auch online anschauen.

c) Die meisten dieser Papiere kann man einscannen, elektronisch aufbewahren und die Originale entsorgen. Man muss dazu wissen, dass 80 % aller abgelegten Papiere überhaupt nie wieder benötigt werden. Das gilt sowohl für’s Büro als auch für zu Hause. Aber auch wenn Sie nicht scannen wollen brauchen Sie nicht jeden Nachtrag der Versicherung und nicht jede Wasserabrechnung. Es genügen doch die letzten beiden Jahre, zumindest wenn es keine Ungereimtheiten gibt. Für Unternehmen gelten allerdings bestimmte Aufbewahrungsregeln, Rechnungen z.B. immer noch im Original.

d) Viele Menschen neigen noch dazu, von unterwegs, insbesondere Veranstaltungen, Werbematerial wie Flyer mitzubringen. Es gibt immer noch die Tendenz bei Menschen Dinge auch Flyer und Werbemittel einzupacken, nur weil es umsonst ist. Schauen Sie ganz genau, was Sie wirklich benötigen und mitnehmen wollen. Oder fotografieren Sie die Informationen und schicken Sie per Mail oder legen Sie gleich online bei Ihren Informationen ab. Es gibt zahlreiche Apps für Smartphones die das ermöglichen, ja sogar sehr leicht machen. Dann haben Sie sie auch gleich mobil zur Verfügung oder können sie mit anderen teilen. Außerdem gibt es tolle Tools mit denen Sie sich kategorisierte Notizbücher anlegen können.

Haben Sie noch Erfahrungen oder Tipps zur Verringerung des Papierstroms von extern?

Nächste Woche hier mehr zur internen Papiervermeidung!

Empfehlen/Bookmark