Trennblätter oder Register?

Hersteller wie Leitz, Elba u.a. andere bieten verschiedene Ordnerregister an. Einfache Trennblätter sind für Ordner, die Sie häufig in die Hand nehmen nicht sinnvoll. Erstens sehen Sie nicht auf einen Blick, das sich darin befindet, weil die Beschriftung direkt übereinander ist und zweitens sind diese Blätter bei häufiger Benutzung schnell schmuddelig und reißen ein. Ein Ordnerregister ist da deutlich komfortabler. Das Registerangebot ist vielfältig, in Material und Aufteilung. Wenn Sie viele mit den Ordnern arbeiten sollten Sie nicht sparen und zu einer Variante aus Plastik oder zumindest dickeres Papier mit verstärkten Ecken greifen.
 

Welches Ordnerregister ist das Richtige?

Sie können wählen zwischen einer Aufteilung 1-10, 1-12, 1-31 oder mit dem Alphabet versehen. Überlegen Sie genau, ob numerische oder alphabetische Beschriftung für Ihren Zweck mehr Sinn macht. Eine alphabetische Aufteilung  bietet sich nur an, wenn sich in dem Ordner nur ein Thema befinde, aber z.B. namentlich verschiedene Lieferanten oder Kunden. Wenn Sie verschiedene Themen oder Rubriken in einem Ordner zusammenfassen wollen, sollten Sie eher ein numerisches Register wählen. Häufig taucht jetzt die Frage auf, was soll denn nun aber nach oben oder unten?
 

Welche Sortierung ist sinnvoll?

An dieser Stelle es hilfreich, sich zu überlegen, welche Informationen Sie am häufigsten benötigen oder ablegen müssen. Diese Bereiche kommen natürlich ganz nach oben (wie im Explorer oder Finder wo Sie ja auch mit Ihrer Ordnerbeschriftung Prioritäten setzen können). Je seltener Sie mit einem Thema zu tun haben, desto weiter hinten landet es im Register. Es ist nicht komfortabel, in einem Ordner drei Mal täglich ganz nach hinten zu blättern um etwas zu suchen oder abzulegen. Da lauert die Gefahr des Vermeidens und erst mal Beiseitelegens. Und schon ist der Keim für die nächste Stapelbildung gesetzt.
 

Wann sollen Ordner angelegt werden?

Apropos Stapelbildung. Sobald Ihnen auffällt, dass der Ordner voll ist, sollten Sie einen neuen anlegen und mit der entsprechenden Beschriftung und Aufteilung versehen. Häufig ist es so, dass genau dann, wenn man etwas schnell braucht oder ablegen muss, der Ordner aus allen Nähten platzt und Ihnen im schlimmsten Fall der Inhalt entgegen kommt. Das macht keinen Spaß.
 

Wie kann man Ordnerregister beschriften?

Natürlich können Sie die Deckblätter der Register mit der Hand beschriften, was aber nicht besonders schön aussieht und oft auch ein Problem ist, wenn mehrere Personen mit den Ordnern arbeiten, weil manche Handschrift schwer lesbar ist. Abhilfe schaffen hier Vorlagen die Sie am Rechner gestalten und ausdrucken. Das hat auch den Vorteil, dass Sie diese immer auf Knopfdruck parat haben. Hier finden Sie Vorlagen für Register 10er Register,12er Register, 31er Register. Diese Vorlagen können Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen verfeinern. Wenn Sie immer wieder ähnliche Projekte haben gibt ein solches Register auch gleich eine Art Projektgerüst. In unserer Praxis drucken wir die Deckblätter aus, stecken Sie einfach in eine Prospekthülle die gelocht und als Deckblatt in den Ordner geheftet wird. Das geht schnell, ist äußerst praktisch und sieht auch noch gut aus.
 

Umgang mit reinen Archivierungsordnern

Eingangs hatte ich ja betont, dass man schon genau überlegen sollte, wie viel Mühe man die Ordnerbeschriftung steckt. Bisher haben wir uns den häufig benutzten Ordnern gewidmet. In vielen Büros gibt es aber noch eine Menge Ordner, die nur der Ablage dienen. Wenn man das vorher weiß, lohnt sich der eben geschilderte Aufwand natürlich nicht. In einen reinen Archivordner braucht man nicht so viel Mühe zu investieren, da diese Ordner nur in großen Ausnahmefällen wieder in die Hand genommen werden. Deren Innenleben zeitaufwendig zu gestalten, ist Zeitverschwendung. Wichtig ist bei dieser Gruppe die äußere Beschriftung, so dass man in den seltenen Fällen, in denen man doch einmal ein Dokument benötigt, im Archiv schnell fündig wird. Dann in einem einzelnen Ordner zu suchen kostet nicht so viel Zeit, wie Dutzende oder Hundert von Ordnern innen und sorgfältig zu gestalten.

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1. Ordnerstruktur- und Beschriftung

Die Ordnerbeschriftung sollte nicht handschriftlich, sondern professionell ausgedruckt erfolgen. Was die Struktur betrifft, bietet es sich an, entsprechend des Aktenplans vorzugehen und die Papierordner genauso zu systematisieren wie die elektronischen Ordner. Eine handschriftliche Beschriftung sieht nicht nur unprofessionell aus sondern ist für Mitarbeiter und Kollegen meist schwer zu lesen.

2. Ordner für Corporate Design nutzen

Ordner- und Ordneretiketten können gut genutzt werden, noch einmal das Corporate Design darzustellen. Die Ordnerfarbe kann in den Firmenfarben gewählt werden und auf dem Etikett sollte das Logo erscheinen. Aber Achtung, dass das Regal nicht zu bunt wird. Wenn man sich für eine bestimmte Farbe eines Herstellers entscheidet, besteht die Gefahr, dass genau diese Farbe nächstes Jahr out ist und aus dem Sortiment genommen wird. Eine farbliche Hervorhebung  z.B. um verschiedene Projekte zu unterscheiden, kann auch gut in Form einer Markierung auf dem ausgedruckten Etikett erfolgen.

4. Ordnerart

Ich habe viele Ordnervarianten ausprobiert. Zuerst glaubte ich, dass die Ordner mit der Möglichkeit, die Beschriftungsetiketten aufzukleben, schnell und einfach zu beschriften seien. Das stimmt für den Vorgang des Beschriftens schon, aber es hat sich gezeigt, dass sich selbst hochwertige Klebeetiketten im Laufe der Zeit ablösen und den Ordner unschön aussehen lassen (auch bei geringer Benutzung). Die Schilder zum Einstecken sind dauerhafter. Es ist zwar bei der Beschriftung oder Umbenennung ein bißchen „Fummelkram“ aber so häufig macht man das ja nicht.

5. Vorlagen für die Ordnerbeschriftung

Für mich das beste Tool zum Beschriften ist Avery Zweckform. Für den PC gibt es zum Download das Programm Design Pro 5.0 und für den Mac Design Pro. Die Vorlagenvielfalt ist umwerfend. Sie kaufen Ordneretiketten passend zu Ihren Ordnern (breite Einstecketiketten z.B. C32267, schmale Ordner C32266), geben die Etikettennummer ein und können Ihre Beschriftung sofort im richtigen Layout, erstellen. Die Möglichkeit einen „Etikettenmaster“ zu erstellen, macht es sehr leicht, das Layout zu duplizieren. Die Etiketten sind vorgestanzt oder geschnitten. Kurz: aufwendiges Vorlagen erstellen in Word und mit der Schere mühsam ausschneiden entfällt. Natürlich sind die vorgestanzten Bögen, die man in den Drucker legen kann, einen Tick teuer als ein einfaches Blatt Papier, aber wenn man die enorme Zeitersparnis rechnet, braucht man über diese winzige Investition nicht wirklich lange nachzudenken.

Im Vergleich zur Onlinebeschriftung bei  elba kann man die mit Design Pro erzeugten Dateien prima speichern und bei Bedarf nur einzelne Etiketten erneuern und ausdrucken. Bei elba wird die Datei als pdf gespeichert, was für mich nicht ganz nachvollziehbar ist, denn man braucht in der Regel nicht zwei Mal den gleichen Bogen mit z.B.  acht Ordnerrücken.

3. Beschriftungsrichtung

Es sollte möglichst eine waagerechte Beschriftung genutzt werden (auch wenn die Schrift dann etwas kleiner sein muss), denn unser Auge ist daran gewöhnt, waagerechte Schrift zu lesen. Das Erfassen und Verarbeiten geht leichter und damit schneller. Sollte der Beschriftungstext partout zu lang sein, empfiehlt sich eine senkrechte Beschriftung in der gleichen Richtung wie die meisten Buchrücken.

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Es ist ein Phänomen: obwohl die meisten Menschen wissen, wie befreit und erleichtert sie sich nach einer Aufräumaktion fühlen, schieben sie das Aufräumen vor sich her, ganz egal, ob es sich um’s Büro, Kleiderschrank oder den Dachboden handelt. Aber: Ist es Ihnen auch schon mal aufgefallen, dass viele Menschen das Aufräumen als minderwertige Tätigkeit ansehen und dennoch: Freunde und Kollegen stolz berichten, dass sie endlich das Büro,  oder den Dachboden aufgeräumt haben? Das befriedigende Gefühl und der Stolz erklären sich leicht: richtig Aufräumen ist Denksport und fordert Konzentration. Da weiß man anschließend was man gemacht hat und sieht auch noch ein direktes Ergebnis. Es fühlt sich an, als hätte man das komplizierte Konzept für den Kunden endlich fertig oder nach langem Grübeln eine Lösung für ein fachliches Problem gefunden. Wer aufräumt verschafft sich Platz, Zeit und Durchblick. Aber warum ist der Angang so schwierig?

Gründe der Aufschieberitits beim Aufräumen

Aufräumen bedeutet, viele Entscheidungen in kurzer Zeit zu treffen und konsequenterweise auch Dinge loszulassen. Und das ist anstrengend, weil genau die Entscheidungen getroffen werden müssen, die vorher bewusst oder unbewusst vermieden wurden. Unordnung entsteht, wenn man nicht weiß wohin mit den Dokumenten oder Gegenständen und sie aus lauter Verzweiflung irgendwo ablegt. Man nimmt sich vor, man räumt das weg, wenn man demnächst Zeit hat. Natürlich passiert das nicht sobald.

Außerdem zeigen sich unmittelbar nach gedankenlosem Ablegen die Effekte der „broken-windows-theory“. Damit wird ein  vergleichsweise harmloses Phänomen, beispielsweise ein zerbrochenes Fenster in einem leerstehenden Haus, das später zu völliger Verwahrlosung führen kann, beschrieben. Wer kennt das nicht, Schubladen, Regale, Schränke, ganze Tische oder Ecken im Büro, wo irgendjemand völlig unbedacht etwas hingelegt hat und in kurzer Zeit findet sich dort ein Sammelsurium herrenloser unnützer Papiere oder Gegenstände. Und wenn erst einmal Unordnung entstanden ist, wissen die meisten Menschen genau, dass es anstrengend wird, diese zu beseitigen. Also gilt auch beim Thema Unordnung: Wehret den Anfängen!

Aufräumen ist Denksport und Selbstcoaching

Aufräumen richtig gemacht ist eine anstrengende Angelegenheit und mentale Höchstleistung aus drei Gründen:

1. Man sollte sich beim Aufräumen immer fragen, wie konnte es zu der Unordnung kommen und was muss ich künftig ändern, damit mein Umfeld dauerhaft ordentlich bleibt. Konkret heißt das, man muss im Büro zum Beispiel viele kleine und große, lange schon gewohnte, Arbeitsabläufe unter die Lupe nehmen und Alternativlösungen finden. Lösungen für effizientere Prozesse und ein optimiertes Dokumenten- und Dateimanagement. In einem Team können die Vorstellung dabei sehr auseinandergehen, so dass Lösungen im Dialog (z.B. mit Kaizen Methoden) erarbeitet werden müssen. Das heißt, gewohnte Wege und Systeme von außen zu betrachten, und neue sinnvolle Strukturen zu entwickeln. Dabei sind Fähigkeiten wie: Offenheit, Kreativität, Kritikfähigkeit, logisches Denken und die Fähigkeit sich auf andere Gedankenmodelle einzulassen, gefragt.

2. Beim Aufräumen werden Entscheidungen im Sekundentakt getroffen. Entscheidungen wie:

• Brauche ich das noch?
• Besteht eventuell eine Aufbewahrungspflicht?
• Ist es wichtig für meinen Job, oder mir persönlich wichtig?

Wenn eine dieser Fragen mit “Ja” beantwortet wird, sind neue Entscheidungen fällig:

• Wohin damit?
• Was ist die beste Aufbewahrungsmöglichkeit?
• Wie lange will/muss ich Dokumente und Gegenstände aufbewahren?
• Wer soll Zugriff haben?

Wenn Sie sich entscheiden, etwas auszusortieren, ab- oder wegzugeben, wegzuwerfen müssen Sie sich fragen,

• Wenn ich es nicht benötige, wer benötigt es oder ist dafür zuständig?
• Oder wem kann man eine Freude damit machen?
• Wie gelangen die Dinge zeitnah an die entsprechende Stelle?
• Wie kann oder müssen sie entsorgt werden (Datenschutz, Sondermüll)

3. Wer ernsthaft aufräumt muss sich von alten lieb gewonnenen Strukturen lösen und neue Strukturen entwickeln. Alle Arbeitsabläufe so lassen wie bisher, nur das äußere Umfeld ein wieder bißchen hübsch machen und dabei auf ein anderes Ergebnis als bisher hoffen, ist verschenkte Zeit. Wenn Sie dauerhafte Ordnung erreichen wollen, müssen Sie etwas ändern und loslassen. Nicht nur Strukturen und Gewohnheiten sondern auch Dokumente, Dateien, Gegenstände gilt es loszulassen. Das kostet Kraft. Im privaten Umfeld sind oft Emotionen und vermeintliche Verpflichtungen mit dem Aufbewahren von Dingen verbunden. Im beruflichen Umfeld sind es meist Unsicherheiten, bestimmte Informationen eines Tages doch noch zu benötigen.

Gute Organisation und Ordnung halten ist wie Sport treiben

Nachdem aufgeräumt wurde, neue Strukturen, Prozesse und Standards festgelegt sind, gilt es, sich im Arbeitsleben und zu Hause darauf einzulassen und täglich zu üben. Das bedeutet für die meisten Menschen ein Verlassen ihrer Komfortzone, insbesondere im Berufsleben. Häufig basieren die neuen Strukturen auf einem Kompromiss im Team und entsprechen nicht hundertprozentig den eigenen Vorstellungen. Außerdem muss man viele kleine Gewohnheiten und Automatismen abstellen, um neue Arbeitsabläufe leben und sich daran gewöhnen zu können.

Man kann Ordnung halten und gut organisiert arbeiten mit dem Trainieren einer Sportart vergleichen. Nur wer beständig übt, bleibt gut und wird besser. Und wie im Sport muss man sich regelmäßig fragen, mache ich alles richtig, wie kann ich besser werden, oder was ist der Grund für Stagnation. Und wie im Sport hilft es auch hier, sich hin und wieder einen Trainer oder Coach zu Hilfe zu holen.

Wenn Sie mit einer neuen Sportart anfangen wollen, überlegen Sie sich, was wollen Sie erreichen, was wollen Sie investieren, wer soll dabei sein, wer kann Sie unterstützen, wann und wie wollen Sie anfangen. Die gleichen Fragen sind hilfreich vor der nächsten, Aufräum- Um- und Neustrukturierungsaktion. Was ist Ihre Erfahrung?

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Interne Papierquellen erkennen

Dazu hilft es, Ihren Büroalltag genauer zu betrachten, und sich dabei drei Fragen zu beantworten:

1. In welchen Situationen drucken Sie Dokumente aus?

Dazu fallen mir in der Praxis vor Ort immer wieder bestimmte Situationen auf:

• Drucken von Mails und Mailanhängen
• während einer Recherche im Internet werden die Internetseiten ausgedruckt
• selbst erstellte Dateien und Dokumente werden unzählige Male zum Korrekturlesen ausgedruckt
• Dokumente werden ausgedruckt, um sie unterwegs zu bearbeiten oder Kunden vorzulegen

2. Was ist der Grund dafür?

Auf diese Frage antworten die Menschen oft:

• sie können am Bildschirm nicht gut oder lange lesen
• sie können bei der Recherche die Infos in Papier besser thematisch zuordnen
• Papier ist besser geeignet für Notizen und Präsentationen unterwegs
• sie haben Sorge, die Dateien nicht wiederzufinden

3. Die dritte und wichtigste Frage ist, was können Sie gegen diese Argumente und Erfahrungen tun, um künftig überflüssiges Ausdrucken zu vermeiden?

a) Komfortables Arbeiten am Computer

Zunächst mal sollten Sie dafür sorgen, dass Sie gut am Bildschirm lesen und arbeiten können. Vielen Menschen hilft ein entsprechend großer Bildschirm (ab ca. 21 Zoll), auf dem zwei Anwendungsfenster parallel geöffnet sein können. Oder Sie arbeiten mit zwei Monitoren. Das ermöglicht ein sehr komfortables Arbeiten und wird viele Ausdrucke überflüssig machen.

b) Strukturieren von Informationen

Um sich Rechercheergebnisse aus dem Internet zu „merken“ und zu systematisieren gibt es sehr gute Programme wie z.B. Evernote, Simplenote, DEVONthink oder Zotero. Egal wofür Sie sich entscheiden, alle Programme lassen sich leicht installieren.

Evernote ist browserbasiert und systemunabhängig. Das heißt Sie können Evernote mit dem PC oder Mac nutzen. Außerdem werden Apps für mobile Geräte mit verschiedenen Betriebssystemen angeboten. Da die gespeicherten Daten im Internet liegen können Sie auf Ihre Daten von jedem Gerät zugreifen. In Evernote können Sie komplette Webseiteninhalte oder nur die URL speichern und sich verschiedene Notizbücher anlegen. Sie können die einzelnen Einträge mit Schlagwörtern versehen und schnell wiederzufinden. Es ist auch möglich, Suchvorgänge zu speichern.

Zotero nutzt das gleiche Datenmodell. Man kann die Einträge in einer Baumstruktur ablegen und die Knoten werden als Bibliothek bezeichnet. Zoteros Stärke liegt, mit entsprechenden Vorlagen für Buch- und Zeitschrifteneinträge, im Bibliographieren. Mit Zotero lassen sich Recherchedaten hervorragend strukturieren.

Simplenote kann man für das iPhone, iPad, iPod im App Store downloaden. Mit Simplenote können Sie sehr einfach Notizen anlegen, Webnotizen speichern, mit Tags versehen sowie Listen und Arbeitsinstruktionen teilen. Im Vergleich zu DEVONthink ist Simplenote sehr  einfach zu handhaben.

DEVONthink, auf dem Mac zuhause, ist etwas komplexer. Es ist möglich, mehrere Datenbanken zu unterhalten und parallel geöffnet zu haben. In jeder Datenbank können Sie verschiedene Ordner anlegen. Die Software bietet eine Reihe von Vorlagen, die Ihnen beim Erfassen von Informationen helfen. Mit DEVONthink können Sie einfache Text-Notizen, Notizen im RTF-Format, Office und PDF-Dokumente speichern und Links und Webseiten einlesen.

Alle Programme helfen Ihnen, Ordnung in Ihre Rechercheergebnisse und Informationen zu bringen und auf viele Ausdrucke zu verzichten.

c) Ordner- und Dateistruktur in Ihrem System

Häufig wissen die Menschen auf die Schnelle nicht, wozu eine bestimmte Information, ein Dokument zuzuordnen ist und aus Sorge, es auf dem Rechner nicht wiederzufinden, wird es erst mal ausgedruckt. Wenn Sie sich einmal Zeit nehmen, sich Gedanken über Ihre Dateistruktur- und Ordnerstruktur zu machen und einen für Sie und Ihr Team logischen Aktenplan entwickeln, fällt es Ihnen und auch Ihren Mitarbeitern leichter, Ihre gespeicherten Informationen schnell wiederzufinden.

c) Ist es wirklich heutzutage noch professionell mit einem Stapel Papieren aufzutreten? Ist es effizient, auf dem Papier Korrekturen vorzunehmen  um sie dann noch einmal in das System einzugeben? Viel professioneller, inzwischen schon in fast allen Branchen wirkt es doch, wenn Sie mit einem Notebook, Macbook einem iPad oder einem anderen Tablet auftreten. Sie brauchen nichts mehr für unterwegs ausdrucken und können auch noch komfortabel Ihre unterwegs gesammelten Informationen ohne Doppelarbeit direkt in Ihr System einpflegen.

Was sind Ihre Tipps um das Ausdrucken zu reduzieren?

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Der meiste Office-„Müll“ ist schlicht und einfach Resultat von Entscheidungsvermeidung. Entscheiden Sie jetzt, wo die Unterlagen hingehören. Dafür benötigen Sie nur einige Sekunden länger, aber Sie vermeiden die Stapelbildung von vermiedenen Entscheidungen, mit denen Sie sich am Ende doch wieder beschäftigen müssen.

7. Achten Sie auf perfekte Arbeitsgeräte

Es ist zu schwierig einen Job gut zu erledigen, wenn Sie das richtige Werkzeug nicht zur Hand haben oder ungenügend ausgestattet sind. Entscheiden Sie, welche Arbeitsmittel Sie brauchen, kaufen Sie sie und sparen Sie nicht. Brauchen Sie eine Schere? Kaufen Sie eine gute Schere, anstatt immer wieder bei den Kollegen zu suchen. Halten Sie immer Papier und Stift in der Nähe des Telefons bereit. Müssen Sie öfter Ordner anlegen? Dann achten Sie darauf, dass Sie immer alles Notwendige hierfür vorrätig haben.

8. Schaffen Sie einen effektiven Arbeitsplatz

Schaffen Sie sich einen organisierten, schönen Arbeitsplatz. Egal ob es ein kleiner oder großer Arbeitsplatz ist, Ihr Schreibtisch sollte der Erledigung Ihrer Aufgaben förderlich sein.  Er sollte alle täglich notwendigen Dingen in einer Armlänge entfernt oder leicht zugänglich bereithalten, und Ihnen gefallen.

9. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf

Schreibtischchaos

Befreien Sie Ihren Arbeitsplatz von allem, was nicht zum Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, gehört. Damit vermeiden Sie Ablenkungen. Wenn Sie an verschiedenen Projekten arbeiten, legen Sie Ordner für jedes an und halten Sie nur den Ordner geöffnet auf den Sie sich gerade konzentrieren. Organisieren Sie Ihren „Papierkram“ und die elektronischen Files am Ende eines jeden Projekts. Ihre Ergebnisse werden umso besser sein, wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit auf nur eine Sache zurzeit richten.

10. Seien Sie unnachgiebig

Befreien Sie Ihren Schreibtisch, Ihre Schubladen, Ihre Schränke und Ordner von Dokumenten und Gegenständen, die unter dem Motto „es ist da, weil man niemals weiß, wann man es brachen kann“, aufbewahrt wurden. Wenn Sie die Dinge im letzten Jahr nicht benutzt haben, werden Sie sie wahrscheinlich nie wieder brauchen.

Wollen Sie wirklich ein organisiertes, effektives Büro, dann starten Sie jetzt, am besten mit den Schritten 1-5.

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Externe Papierquellen erkennen

Betrachten wir zunächst das Papier, das von extern in’s Büro „flattert“. Hier kann man nochmals unterscheiden:

a) Papiere, die ungefragt und ungebeten im Briefkasten landen: z.B. Werbung, Wochenblätter

b) Papiere die geschickt werden, die unvermeidbar sind, wie Wasser-und  Stromabrechnungen, Versicherungsnachträge oder Angebote und Rechnungen.

c) Papiere, die man selbst bestellt hat: Zeitungsabonnements, Kataloge

d) Papiere, die Sie selbst von unterwegs mitbringen

Externe Papierflut eindämmen

Die nächste Frage ist, wie kann man dieses Papier eindämmen, vermeiden?

a) Absender anrufen und um Übersendungsstopp bitten, ansonsten Annahme verweigern, das heißt an Absender kostenpflichtig zurückschicken und natürlich immer wieder der Tipp: Post direkt über dem Papierkorb öffnen. Sie wissen wie Werbung aussieht und können sie sofort entsorgen.

b) Abonnements kündigen. Die meisten Menschen schaffen es überhaupt gar nicht mehr ihre abonnierten Zeitungen zu lesen. Und finden Sie nicht auch, dass die Stapel Ungelesenes einem permanent ein schlechtes Gewissen bereiten? Wäre es nicht viel schöner, mit Genuss, wenn man weiß dass man wirklich Zeit hat oder bestimmte Infos braucht, sich eine Zeitung zu kaufen? Man müsste dann nicht so viel Papier entsorgen, was, solange es noch ungelesen ist, ja auch besonders schwer fällt.  Außerdem gibt es ja inzwischen viele Zeitungen und Zeitschriften im online Abo. Das kann man auch viel leichter mitnehmen. Kataloge kann man auch online anschauen.

c) Die meisten dieser Papiere kann man einscannen, elektronisch aufbewahren und die Originale entsorgen. Man muss dazu wissen, dass 80 % aller abgelegten Papiere überhaupt nie wieder benötigt werden. Das gilt sowohl für’s Büro als auch für zu Hause. Aber auch wenn Sie nicht scannen wollen brauchen Sie nicht jeden Nachtrag der Versicherung und nicht jede Wasserabrechnung. Es genügen doch die letzten beiden Jahre, zumindest wenn es keine Ungereimtheiten gibt. Für Unternehmen gelten allerdings bestimmte Aufbewahrungsregeln, Rechnungen z.B. immer noch im Original.

d) Viele Menschen neigen noch dazu, von unterwegs, insbesondere Veranstaltungen, Werbematerial wie Flyer mitzubringen. Es gibt immer noch die Tendenz bei Menschen Dinge auch Flyer und Werbemittel einzupacken, nur weil es umsonst ist. Schauen Sie ganz genau, was Sie wirklich benötigen und mitnehmen wollen. Oder fotografieren Sie die Informationen und schicken Sie per Mail oder legen Sie gleich online bei Ihren Informationen ab. Es gibt zahlreiche Apps für Smartphones die das ermöglichen, ja sogar sehr leicht machen. Dann haben Sie sie auch gleich mobil zur Verfügung oder können sie mit anderen teilen. Außerdem gibt es tolle Tools mit denen Sie sich kategorisierte Notizbücher anlegen können.

Haben Sie noch Erfahrungen oder Tipps zur Verringerung des Papierstroms von extern?

Nächste Woche hier mehr zur internen Papiervermeidung!

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An anderer Stelle habe ich es schon kurz erwähnt, an den Arbeitsmitteln im Büro zu sparen, ist der absolut falsche Weg. Ich erinnere mich gut an frühere Zeiten als Angestellte und erlebe es auch bei Kunden immer wieder: es wird das billigste und oft auch hässlichste Büromaterial eingekauft. Hauptsache das Budget wird geschont.  Oft bewegen sich die eingesparten Beträge im Cent-Bereich und es wird völlig vernachlässigt, wie viel Geld und Zeit mit schlechtem Arbeitsmaterial verschwendet wird. Von der schlechten Laune, die nicht funktionierende Arbeitsmittel verursachen gar nicht zu reden.

Computer und Büromaterialien sind die wichtigsten Arbeitsgeräte

Das Büromaterial, vom Locher über die Tastatur und nicht zuletzt der Rechner sind die wichtigsten Arbeitsgeräte im täglichen Arbeitsleben. Alles muss in einwandfreiem Zustand schnell verfügbar sein. Stellen Sie sich vor, was es ein Unternehmen kostet, all die Minuten, in denen nach einem Gerät gesucht wird, man sich über nicht funktionierende Geräte ärgert, den Kollegen fragen muss, sich ein Gerät leihen muss, der Kollege flucht, weil er es im nächsten Moment vermisst, es sich wieder zurückholen muss…….Erstaunlicherweise wiederholen sich diese Abläufe in vielen Büros jeden Tag unzählige Male. Tun Sie was dagegen, noch heute!

Perfekte Arbeitsmittel- Voraussetzung für perfekte Arbeit

Manchmal habe ich gedacht, die Zuständigen in den Beschaffungsabteilungen müssten „verurteilt“ werden, selbst mit dem „Billigkram“ zu arbeiten. Es ist doch so einfach und meist gar nicht teuer!  Wenn ich mein Arbeitsgerät gern in die Hand nehme, meinen Arbeitsplatz schön finde, ist das doch die „halbe Miete“ gern zu arbeiten und motiviert und gut gelaunt bei der Sache zu sein.

Ich finde es sinnvoll, die Mitarbeiter zu fragen, womit sie am liebsten arbeiten würden. Stellen Sie sich doch mal den Motivationsschub bei den Mitarbeitern vor. Für ein paar Euro können Sie Mitarbeitern das Gefühl geben, dass Sie sie ernst nehmen, dass sie ihnen wichtig sind, Sie sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützen und die Mitarbeiter haben mehr Spaß am Arbeiten.

Fazit für Ihre Büroorganisation

1. Gönnen Sie sich hochwertige Arbeitsmittel, dann gehen selbst ungeliebte Arbeiten leicht von der Hand.

2. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter mit perfekten Arbeitsmitteln ausgestattet sind.

3. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren Wünschen, denn jeder hat andere Arbeitsgewohnheiten und Vorlieben.

Probieren Sie es aus und berichten Sie hier Ihre Erfahrungen!

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Erste Schritte geschafft, aber wie gelingt nachhaltiger Erfolg?

Nun haben Sie schon einmal Ihren Schreibtisch leer gemacht. Haben Sie es geschafft, diesen Zustand auch ein paar Tage zu halten? Das ist nicht leicht, weil es in vielen Fällen notwendig ist, die eigenen Arbeitsgewohnheiten zu ändern. Hier ein paar Tipps, wie es gelingen kann, dauerhaft organisierter zu arbeiten:

1. Definieren Sie Ihre Ziele

Bevor Sie irgendetwas beginnen, machen Sie sich Ihre Ziele klar. Wenn Sie ihr Ziel nicht kennen, woher wollen Sie dann wissen, in welche Richtung Sie gehen sollen? Achten Sie darauf, Ziele zu definieren, die Sie zeitnah umsetzen können. Auf diese Weise kann es gelingen jeden Tag ein Stück Zufriedenheit zu erreichen.

2. Schaffen Sie einen Platz für alle Dinge

Wenn Sie nicht wissen, wo Ihre Dinge hingehören, wie wollen Sie dann wissen, wo Sie sie hin räumen sollen? Und wie wollen Sie dann wissen, wo sie die Dinge finden, wenn Sie sie brauchen. Auf die Schnelle nicht wissen, wohin mit den Dingen, sie irgendwo abzulegen, ist der erste Schritt in Richtung Unordnung und Stapelbildung.

3. Lagern Sie ähnliche Dinge zusammen

Wenn Sie organisierter werden wollen, ist Kategorisieren sehr wichtig. Platzieren Sie alle Materialen, die z.B. zum Rechnung bezahlen benötigt werden, beieinander. Bewahren Sie auch Ordner und die entsprechenden Materialien nah beieinander auf. Wenn Sie an etwas arbeiten, sollte das benötigte Material leicht erreichbar sein.

4. Nutzen Sie nur einen Kalender

Der größte Fehler ist es, mehr als einen Kalender zu benutzen. Sie vermeiden Überschneidungen und verpasste Termine, wenn Sie Business- und private Termine in einem Kalender führen. Wenn Sie elektronische Kalender benutzen, achten Sie auf eine regelmäßige Synchronisierung auf allen Geräten.

5. Räumen Sie jeden Abend auf

Es braucht wirklich nur einige Sekunden, die Dinge, die Sie benötigt haben, wieder dahin zu räumen, wo Sie hingehören. Wenn Sie die Dinge wirklich nicht gleich wegräumen können, legen Sie sie auf einen Stapel, den Sie zumindest jeden Abend, bevor Sie das Büro verlassen, wegräumen. Es macht einfach viel mehr Spaß am nächsten Tag mit einem leeren Arbeitsplatz zu beginnen, konzentriert das nächste Tagesziel in Angriff zu nehmen.

Starten Sie noch heute, denn nächste Woche gibt es schon die nächsten Tipps.

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Letze Woche gab es an dieser Stelle die Einsteigertipps für einen leeren Schreibtisch. Konnten Sie etwas umsetzen? Wie sieht Ihr Schreibtisch heute aus? Wäre es nicht eine schöne Vorstellung am Montagmorgen einen leeren aufgeräumten Schreibtisch vorzufinden?

Starten Sie mit kleinen Schritte- aber heute! Und ich verspreche Ihnen, Sie werden mit einem guten Gefühl ins Wochenende gehen.

6. Öffnen Sie Ihre Post über dem Papierkorb.

Wenn Sie täglich Post bekommen, öffnen Sie sie am besten direkt über dem Papier-oder Recyclingkorb. Sie wissen wie Werbung aussieht. Sie brauchen sie nicht zu öffnen! Das kostet Zeit. Werfen Sie die Angebote und unnötigen Beilagen sofort weg! Sortieren Sie die Post in die Aktionsordner, so dass Sie keine Chance haben, Stapel zu bilden.

7. Sortieren Sie Ihr Papier jeden Tag weg

Der Hauptgrund warum Sie es hassen die Ablage zu machen, ist wahrscheinlich, dass Sie von Ihren derzeitigen Stapeln überfordert sind. Wenn Sie nur einzelne Dokumente abzulegen hätten, wäre die Aufgabe nicht so belastend. Wenn Sie erst einmal ein effektives Ablagesystem installiert haben, wird die tägliche Ablage ein Leichtes für Sie.

8. Machen Sie keine Extrakopien

Viele Menschen machen extra Kopien von Dokumenten, für den Fall, dass Sie später noch gebraucht werden. Das endet in uferlosen Kopien, derer Sie niemals Herr werden. Machen Sie keine Kopien, bevor Sie nicht wirklich sicher sind, dass Sie sie brauchen. Und verschlimmern Sie nicht den „Papieralbtraum“ andere Menschen, indem Sie ihnen Kopien zukommen lassen, die sie nicht wirklich brauchen.

9. Vermeiden Sie alles auszudrucken 

Absolut unrealistischer "noch zu Lesen-Stapel"

Viele Menschen drucken Dinge, die nicht gedruckt werden müssten. Viele E-Mails können beantwortet und gelöscht werden. Der Rest kann vorübergehend in E-Mail-Ordnern abgelegt werden, bis Sie sie nicht mehr brauchen. Aber Achtung vor elektronischem Müll! Die gleichen Regeln, die für Papierordner gelten, gelten auch für Ihren Computer. Ansonsten sind Sie in einem digitalen Albtraum gefangen.

10. Seien Sie realistisch mit Ihrem Lesematerial 

Viele Menschen behalten Magazine, Zeitungen, Newsletter und anderes Lesematerial um es eines Tages zu lesen. Unglücklicherweise, ist in dem „Lektüre“ Stapel immer mehr Papier, als verfügbare Zeit. Seien Sie realistisch! Werfen Sie altes Lesematerial weg! Ja, ich weiß, da sind viele wertvolle Informationen in diesen Stapeln, aber wie wollen Sie die jemals finden, sollten Sie sich doch einmal brauchen?

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Ein leerer Schreibtisch ist der erste Schritt zu mehr Effizienz im Büro und auf dem Weg zum papierlosen Büro. Wer seinen Arbeitsplatz im Griff hat, kann besser im Team arbeiten.  Aber wie anfangen? Hier unsere Tipps:

1. Fragen Sie sich bei jedem Stück Papier, ob Sie es wirklich noch brauchen.

Stellen Sie sich folgende drei Fragen: „Brauche ich das wirklich?“, „Wann werde ich es erledigen?“ und „Wo will ich es aufbewahren?“. Heben Sie Papier nur auf, wenn es hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie keine Antwort auf diese Frage haben oder Ihre Antwort lautet: “Ich weiß nicht.”, dann gibt es nur eine Empfehlung: Weg damit!

2. Schaffen Sie einen zentralen Platz für Notizen/Ideen

Behalten Sie alle Ihre Notizen an einem einzigen Platz, egal ob in einem Notebook, einem Papier Organizer oder auf Ihrem Computer. Auch wenn Sie sich auf den Weg zu einem papierlosen Büro gemacht haben, spricht nichts dagegen ein schönes Notizbuch zu benutzen, das Sie gern in die Hand nehmen und das Ihnen das Gefühl vermittelt keine Information zu verlieren oder zu übersehen. Außerdem macht ein hochwertiges Buch, vielleicht noch in Ihrem Corporate Design einen professionelleren Eindruck als Zettelwirtschaft.

3. Gewöhnen Sie sich an, Ihre Post gleich zu sortieren

Legen Sie Aktionsordner- oder Körbe auf Ihrem Schreibtisch an, und unterteilen Sie sie wie z.B. folgt: To do, Lektüre, Ablage, und Heute. Achten Sie darauf, auf keinen Fall mehr als fünf Ablagekörbe anzulegen.

4. Überfüllen Sie Ihre Schränke nicht 

Überfüllter Büroschrank

Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn man Papiere in Ordnern und Schränken ablegen muss, die bereits überfüllt sind. Behalten Sie die folgende Statistik im Kopf: „80 % von den Daten, die wir ablegen, schauen wir niemals wieder an!“

5. Entscheiden Sie über die Wichtigkeit der Papiere

Zuerst, bevor Sie irgendetwas ablegen, seien Sie sicher, dass es wirklich notwendig ist, diese Unterlagen aufzuheben. Erinnern Sie sich an die 80% Regel! Sie sollten nur Papier aufheben, die: a) Sie aus finanziellen, steuerlichen oder rechtlichen Gründen brauchen und b) Sie sehr wahrscheinlich in naher Zukunft brauchen.

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