So können Unternehmen sparen: unnötige Drucke und Druckkosten reduzieren!
Machen wir eine kleine Rechnung auf: Wenn die Druckkosten für eine Seite mit einem herkömmlichen Drucker beispielsweise bei 6 Cent pro Seite liegen, dann kosten zehn (unnötig) ausgedruckte Seiten 60 Cent. Bei 100 Seiten sind es bereits ganze 6 Euro – und in einem großen Unternehmen kommen natürlich noch viel mehr Seiten am Tag zusammen. Daher geht der Trend seit Jahren zum sogenannten papierlosen Büro. Auch wenn es sich in manchen Bereichen etwas langsamer durchsetzt, so gibt es diverse Möglichkeiten den Verbrauch von Papier und Bürobedarf einzuschränken und so bares Geld zu sparen. Welche das sind, zeigen wir in unserem heutigen Artikel.
Auf dem Weg zum papierlosen Büro…
Moderne Büroorganisation bezieht viele Aspekte ein: Wie werden Abläufe organisiert, wo werden wichtige Unterlagen gelagert, welche Rolle spielt dabei die IT? Das sind nur einige der elementaren Fragen. Ein papierloses Büro ist dabei ebenfalls ein wichtiger Baustein, um sowohl die Arbeitsprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken. Überdies kann der Umweltschutzgedanke ein wertvoller Bestandteil der Unternehmenskultur mit positiven Einfluss auf das Image nur von Vorteil sein.
10 einfache Schritte zum papierlosen Büro
Die folgenden Tipps sollen einen kleinen Überblick verschaffen, wie man dem Ideal vom nahezu papierlosen Büro leicht näher kommen kann. Lassen Sie sich inspirieren…
1. Das Lesen am Bildschirm fördern
Oft sind es ganz gewöhnliche E-Mails, die zur Bearbeitung eines Auftrags von den Mitarbeitern oder vom Chef ausgedruckt werden. Vielfach ist das Argument zu hören, dass das Lesen auf Papier schlicht angenehmer sei. Daher sollte, um das Lesen am Bildschirm zu fördern, schon bei der Anschaffung eines Monitors auf eine gute Darstellung geachtet werden. Hohe Bildschirmauflösungen, ein möglichst mattes Display und ein hoher Wert beim Kontrast sind hier beispielsweise ein paar Anhaltspunkte die es zu beachten gilt. Für viele Arbeitsplätze empfehlen sich auch zwei Monitore.
2. Ein zweiter Monitor als Standard
Zusätzlich kann ein zweiter Monitor auf dem Schreibtisch das Arbeiten mit mehreren Dokumenten erleichtern. Denn so kann man – ohne umständlich zwischen verschiedenen Dateien hin und her switchen oder diese gar ausdrucken zu müssen – auf einen Blick zum Beispiel eine Anfrage des Kunden lesen und in einem zweiten Dokument auf dem Zweitmonitor direkt bearbeiten bzw. beantworten. Mitarbeiter, die den ganzen Tag mit mehreren geöffneten Anwendungen arbeiten müssen, schätzen es sehr, verschiedene Anwendungen auf verschiedenen Monitoren geöffnet zu haben. Zum Teil lassen sich dann auch Informationen sehr einfach per Drag and Drop übertragen von einer Anwendung in die andere übertragen, anstatt auszudrucken und abzuschreiben. Machen Sie es sich und Ihren Mitarbeitern so leicht wie möglich, auf Papier zu verzichten.
3. Elektronische Rechnungen nutzen
Auf jeden Fall sollte, die Möglichkeit genutzt werden, Rechnungen online zu stellen und zu erhalten. Allerdings wird dies einige Anpassungen in der Buchhaltung und einigen Aufwand in der sicheren Archivierung erfordern. Hier sollten daher die rechtlichen Rahmenbedingungen sorgfältig geprüft werden.
4. Kontoauszüge digital herunterladen
Weiterhin sollte die Möglichkeit in Betracht gezogen werden Kontoauszüge von der Bank ab sofort nur noch in digitaler Form zu erhalten. Selbstverständlich stellt sich aber auch hier die Frage der rechtskonformen Archivierung. Wenn Sie die elektronische revisionssicher Archivierung für die Buchhaltungsbelege geklärt haben, sollte die Aufbewahrung der elektronischen Kontoauszüge auf genau dieselbe Weise erfolgen.
5. Papierverbrauch in Konferenzen senken
Benötigt wirklich jeder Teilnehmer für die Konferenz eine ausgedruckte Agenda, welche lediglich die wichtigsten Punkte zusammenfasst und den Verlauf zeigt? Oft genügt ein Tablet zum Lesen relevanter Dokumente. Oder noch einfach: Man stellt die Agenda der Konferenz mit einem Beamer oder digitales Whiteboard dar und kann diese den Teilnehmer anschließend per E-Mail zur Verfügung stellen – womöglich sogar mit zusätzliche Notizen aus der Konferenz.
6. Notizen grundsätzlich digital
Wer kennt nicht das gute alte Schmierpapier für Notizen. Aber: Wer es tatsächlich ernst meint mit dem papierlosen Büro, bei dem wird nur noch wenig Schmierpapier anfallen. Eine Alternative sind hier Programme und Apps zur Notizverwaltung auf Smartphone, Tablets und Notebooks wie beispielsweise Microsoft OneNote oder Evernote. So lassen sich Notizen auch ganz einfach mit anderen Mitarbeitern und Abteilungen austauschen und gemeinsam bearbeiten.
7. Hand-Outs nicht austeilen sondern digital bereitstellen
Bei Präsentationen lässt sich Papier dadurch einsparen, indem man das Hand-Out nur noch digital zur Verfügung stellt. Auf diese Weise kann jeder nach Bedarf in die Unterlagen schauen. Außerdem: Die Erfahrung lehrt, dass Zuhörer oft dem Vortrag deutlich besser folgen, wenn sie nicht mit Skripten oder ähnlichem abgelenkt werden.
8. Korrekturlesen: Annotationen nutzen
Viele Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word oder OpenOffice Write bieten die bequeme Möglichkeit Kommentare in Dokumente einzufügen. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn ein Text von einem anderen Mitarbeiter gegengelesen wird. Auch für PDF-Dateien existiert diese Möglichkeit. So gibt es sowohl für mobile Geräte als auch für Desktop-Rechner verschiedene Programme wie Adobe Acrobat, für alle Betriebssysteme oder PDFPen und PDF Expert für iOS, die es erlauben, sogenannte Annotationen in eine PDF-Datei einzufügen. Selbst der kostenlose Reader von Adobe Acrobat erlaubt schon eine PDF-Bearbeitung, natürlich nicht ganz so umfangreich wie die Vollversion, aber für die meisten Fälle genügt der Reader.
9. Der morgendliche Presseüberblick
Der vorletzte Tipp wird von immer mehr Unternehmen (und Konsumenten) bereits umgesetzt: Der Nachrichtenüberblick im Netz. Oft ist dennoch zusätzlich noch eine gedruckte Zeitung abonniert. Wäre es nicht vielleicht eine Möglichkeit auf diese Zeitung zu verzichten? Vielleicht könnte stattdessen die digitale Variante abonniert werden? Das spart unnötiges Papier im Büro – mal ganz davon abgesehen, dass die digitalen Medien oft wesentlich aktueller sind. Auch für die Fachzeitschriften möchten wir inzwischen Online-Abos und Bibliotheken empfehlen.
10. Zu guter Letzt: Nudging
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt einen eigenen Drucker oder Kopierer. Je aufwändiger das Ausdrucken ist – weil zum Beispiel ein Gang über den Flur notwendig ist -, desto eher wird auf unnötige Ausdrucke verzichtet. Solch ein Vorgehen wird in der Verhaltensökonomie auch Nudging genannt. Auch der Aspekt des Umweltschutzes kann hier mit reinspielen.
Das Fazit
Wie gezeigt gibt es viele Möglichkeiten bereits bei der Prozessoptimierung im Büro das auf Dauer kostspielige Ausdrucken von Dokumenten zu vermeiden und damit die Druckkosten deutlich zu minimieren. Ganz ausmustern lassen sich die betriebseigenen Drucker in 100% der Fälle natürlich noch nicht, aber der Weg dorthin ist bei immer mehr Unternehmen bereits vorgezeichnet. Haben Sie Fragen zu dem Thema? Dann nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf!
